Toiminta­periaatteet ja politiikat

Ympäristöpolitiikka 

Tässä politiikassa kuvataan Luotea Oyj (myöh. Luotea) ympäristöpolitiikan päämäärät, vastuut ja organisointi.

Ympäristöpolitiikkamme kattaa sekä oman toimintamme että asiakkaillemme tuottamamme palvelut. Se kuvaa keskeiset ympäristöpäämäärämme, vastuut ja organisoinnin. Noudatamme toimintaamme koskevaa lainsäädäntöä ja viranomaismääräyksiä. Olemme vuodesta 2024  lähtien raportoineet CSRD kestävyysraportointistandardin mukaisesti toiminnastamme. Lisäksi toimintamme on sertifioitu ja täyttää ISO 14001 -standardin vaatimukset.

KESKEISET PÄÄMÄÄRÄT

Tuotamme asiakkaillemme ratkaisuja ilmastonmuutoksen hillitsemiseksi ja siihen sopeutumiseen sekä luonnon monimuotoisuuden vaalimiseksi. Olemme sitoutuneet edistämään Pariisin ilmastosopimuksen ja EU:n biodiversiteettistrategian mukaisia tavoitteita.

Pyrimme minimoimaan toimintamme vaikutukset ympäristöön. Pitkän aikavälin ilmastotavoitteenamme on saavuttaa nettonolla vuoteen 2045 mennessä sekä toteuttaa määrätietoinen siirtymä pois fossiilisista polttoaineista.

PERIAATTEET

Ilmastonmuutoksen hillintä

Olemme sitoutuneet nettonolla-tavoitteisiin vuoteen 2045 mennessä ja kannustamme myös kumppaneitamme asettamaan omat ilmastotavoitteensa sekä vähentämään riippuvuutta fossiilisista raaka-aineista.

Vähennämme omassa toiminnassamme ja arvoketjussa syntyviä kasvihuonekaasujen päästöjä lisäämällä uusiutuvan polttoaineen määrää ajoneuvoissa ja työkoneissa, parantamalla kiinteistöjen energiatehokkuutta, sekä kehittämällä toimintaamme huomioiden ilmastotavoitteemme. Ostetut tuotteet ja palvelut aiheuttavat Luotealle merkittävimmät päästöt.

Tarjoamme asiakkaillemme ratkaisuja ilmastonmuutoksen hillintään ja raportointiin.

Ilmastonmuutokseen sopeutuminen

Ilmastonmuutoksen vaikutukset markkinassamme ovat jo näkyvissä. Pohjoismaissa merkittävimmät kiinteistökantaan liittyvät ilmastoriskit ovat rankkasateiden yleistyminen ja tulviminen sekä helleaallot ja paahteisuus.  Näihin voidaan varautua teknisin ja luontopohjaisin ratkaisuin: parantamalla olosuhteiden hallintaa, viilennystä ja varjostusta sekä parantamalla paikallista hulevesien imeyttämistä ja viherrakentamisella varjostusvaikutusta.

Tarjoamme ratkaisuja asiakkaillemme hulevesien hallintaan, olosuhteiden hallintaan ja kohteiden elinkaarikestävyyteen liittyen. Näin varmistamme, että asiakkaamme liiketoiminta kykenee sopeutumaan ilmastonmuutokseen.

Raaka-aineiden kestävä käyttö

Edistämme luonnonvarojen kestävää käyttöä ehkäisemällä jätteen syntyä, ohjaamalla materiaalien palauttamista kierrätykseen ja uudelleenkäyttöön sekä korvaamalla fossiilisia polttoaineita bio- ja kierrätysraaka-aineilla.

Luonnon monimuotoisuuden vaaliminen

Vaalimme luonnonmonimuotoisuutta käyttämällä kemikaaleja kestävällä tavalla sekä kiinteistöissä että niiden ulkoalueilla. Pyrimme lisäämään asiakaskohteista kiertotalousratkaisuja ravinnekiertoa ja pohjavesiä suojellen. 

Luomme ratkaisuja, joilla ennallistetaan maa-alueita sekä edistetään rakennetun ympäristön luonnon monimuotoisuutta ja ehkäistään luontokatoa. Tunnistamme ja poistamme vieraslajeja, kunnostamme ja lisäämme viheralueita sekä luomme pesäpaikkoja eliöstölle.

Toimitusketju

Edellytämme toimittajiamme toimimaan aloitteellisesti ympäristövastuun edistämiseksi. Kannustamme toimittajiamme seuramaan ja kehittämään toimintaansa huomioiden etenkin toimintansa negatiiviset ympäristövaikutukset sekä asettamaan tavoitteita toimintansa päästöjen vähentämiseksi.

Olemme vuodesta 2022 lähtien laskeneet myös toimitusketjun aiheuttaman hiilijalanjäljen, joka on Luotealle merkittävä.

Toiminnan jatkuva kehittäminen

Luotean hallitus ja johto ovat sitoutuneet vastuullisuustavoitteidemme saavuttamiseen ja vastuullisuuden jatkuvaan kehittämiseen. Tunnistamme toimintamme negatiiviset ympäristövaikutukset. Kehitämme ja parannamme toimintaamme yhdessä henkilöstön, asiakkaiden ja toimitusketjun kanssa.

Käymme avoimesti vuoropuhelua sidosryhmiemme kanssa, mukaan lukien asiakkaamme, viranomaiset ja paikalliset toimijat. Seuraamme toiminnastamme syntyviä ympäristövaikutuksia ja viestimme niistä läpinäkyvästi.

VASTUUT JA ORGANISOINTI

Ympäristöpolitiikka koskee koko henkilöstöä ja kaikkia Luotean toimialoja. Sen hyväksyy Luotea Oyj:n toimitusjohtaja sekä johtoryhmä.

Ympäristöpolitiikan omistaa Luotean strategia- ja vastuullisuusjohtaja. Vastuu politiikan toteuttamisesta kuuluu kaikille Luotealaisille. Luotean toimialat ja yksiköt huolehtivat ja vastaavat politiikan toteutuksesta ja tarvittavasta resursoinnista omassa toiminnassaan.

VOIMAANTULO

Tämän politiikan on hyväksynyt Luotean johtoryhmä joulukuussa 2025 ja se tulee voimaan välittömästi. Politiikka päivitetään kahden vuoden välein. Seuraava päivitys on vuonna 2027.

Takaisin ylös

Henkilöstöpolitiikka

Tässä politiikassa kuvataan Luotea -konsernin (”Luotea”) henkilöstöpolitiikan päämäärä sekä vastuut ja organisointi.

Luotea noudattaa henkilöstötoiminnoissaan kansallista lainsäädäntöä ja työehtosopimuksia, kansainvälisesti tunnustettuja ihmisoikeuksia ja noudattaa ILO:n keskeisiä periaatteita.

Työyhteisömme on tasa-arvoinen, emme käytä lapsityövoimaa, emmekä hyväksy syrjintää missään muodossa.

Henkilöstöpolitiikkamme perustuu Luotean strategiaan sekä vastuullisuus-, toiminta- ja johtamisperiaatteisiin. Hyvä henkilöstökokemus muodostuu näiden periaatteiden toteuttamisesta.

Politiikan päämääränä on varmistaa se, että Luotean tavoitteista ja strategiasta tietoinen, osaava ja sitoutunut henkilöstö luo perustan hyvän ja kestävän taloudellisen tuloksen saavuttamiselle.

Henkilöstöpolitiikkamme koostuu Luotea-konsernin keskeisistä periaatteista henkilöstöjohtamisen osa-alueilla.

Toimintaperiaatteemme (”Tapa toimia”) määrittävät kaikkien Luotealaisten tapaa toimia ja tehdä asioita yhdessä. Toimintaperiaatteemme asettavat odotukset Luotealaisten vastuulliselle ja eettiselle toiminnalle ja auttavat Luotealaisia tekemään oikeita ratkaisuja päivittäisessä työssä.

Toimintamme taustalla on yhdeksän periaatetta:

1. Noudatamme lakeja, sääntöjä ja määräyksiä,
2. Toimintamme on rehellistä ja läpinäkyvää,
3. Toimimme yhtiön edun mukaisesti,
4. Kunnioitamme ihmisoikeuksia,
5. Kunnioitamme toisiamme ja yhteistä työpaikkaamme,
6. Työskentelemme turvallisesti,
7. Huolehdimme tinkimättömästi ympäristövelvoitteistamme,
8. Edellytämme toimittajiltamme vastuullista toimintaa,
9. Puutumme väärinkäytöksiin.

Johtaminen

Luotean tulokset syntyvät meillä työskentelevien ihmisten kautta.

Olemme Luotealla sitoutuneet toimimaan yhdessä sanoitettujen johtajuuslupauksien mukaisesti, joita ovat välittäminen ja arvostaminen, yhteistyö sekä vastuullinen uudistaminen. Johtajuuslupauksien tavoitteena on tehdä Luotealla parempaa huomista.

Palkitseminen

Kaiken Luotealla tapahtuvan palkitsemisen tavoitteena on kannustaa hyvään suoritukseen ja motivoida henkilöstöä pitkäjänteiseen työhön yrityksen päämäärien saavuttamiseksi. Palkitseminen on yksi tekijä, jolla yhtiö pyrkii varmistamaan kyvykkäiden ja motivoituneiden henkilöiden saamisen kuhunkin tehtävään organisaation kaikilla tasoilla. Palkitsemisen ratkaisut perustuvat strategiaan ja liiketoimintatavoitteisiin ja niitä tuetaan säännöllisellä peruspalkan tarkastelulla, Luotea-tasoisilla sekä liiketoimintakohtaisilla tulos- ja suoritepalkkioilla ja henkilöstöeduilla.

Osaaminen

Luotean kilpailuedun ja positiivisten asiakaskokemusten keskeinen yhteinen tekijä on osaava henkilöstö. Päämääränämme on, että asiakas saa meiltä parhaat työtekijät avukseen.

Osaamisen johtamisen tehtävä on varmistaa, että Luotealla on riittävästi oikeanlaista osaamista nyt ja tulevaisuudessa.

Osaamisen johtamisen perustana on Luotean strategia. Yksilöiden osaamisten arviointi on osa tätä prosessia, sillä siitä päästään toimivien osaamisen kehitystoimenpiteiden valintaan.

Luotealla osaaminen tarkoittaa henkilön kykyä, tietoja ja taitoja toimia ammattitaitoisesti erilaisissa tilanteissa Luotean toimintaympäristöissä. Luotean tasolla osaaminen tarkoittaa puolestaan organisaation kykyä toteuttaa strategiaa.

Osaamisen kehittämisen tarvetta arvioidaan ja suunnitellaan kehityskeskusteluissa yhdessä esihenkilön kanssa. Päävastuu osaamisen kehittämisestä on työntekijällä itsellään, esihenkilöt tukevat tiiminsä jäsenten osaamisen kehittämistä. Kehitämme esihenkilöidemme osaamista vastuullisen johtamisen ja esihenkilötyön varmistamiseksi.

Tasa-arvo ja yhdenvertaisuus

Monimuotoisuuden edistäminen on yksi Luotean vastuullisuusohjelman keskeisistä tavoitteista. Luotea on sitoutunut tasa-arvon ja yhdenvertaisuuden edistämiseen. Luotea-yhtiöissä laaditaan tasa-arvo- ja yhdenvertaisuussuunnitelmat kansallisen lainsäädännön mukaisesti.

Tavoitteenamme on rakentaa Luoteasta koko ajan yhä monimuotoisempi työyhteisö, jonka voimavarana on erilaisuuksien hyväksyminen ja kunnioittaminen. Me Luotealla uskomme siihen, että laaja-alaisella monimuotoisuustyöllämme vahvistamme jokaisen Luotealaisen henkilöstökokemusta. Kehitämme yhdessä kulttuuriamme ja toimintatapaamme siten, että jokaisen on helppo tulla meille töihin ja viihtyä osana työyhteisöämme.

Turvallisuus ja työhyvinvointi

Edistämme henkilöstömme turvallisuutta, työkykyä ja työhyvinvointia työkyvyn ennakoivalla työllä ja johtamisella. Tavoitteenamme on 0 tapaturmaa. Tehokkailla ennakoivilla toimenpiteillä, kuten riskinarvioinneilla, turvallisuushavainnoilla, Safety Walkeilla ja turvallisuustuokioilla parannamme omaa, asiakkaidemme ja muiden sidosryhmiemme turvallisuutta sekä poistamme vaaratekijöitä.

Kasvatamme henkilöstömme tietotasoa työturvallisuudesta ja -riskeistä jo osana perehdytysohjelmaa, hyödyntämällä verkkokoulutuksia ja selkeitä ohjeistuksia sekä tarjoamalla säännöllisesti tietoja ohjeista ja toimintamalleista. Pitkäjänteisen työn tavoitteena on saada henkilöstömme oivaltamaan, että jokainen voi vaikuttaa työturvallisuuteen.

Työturvallisuustoimintaa Luotealla ohjaa ISO 45001 -standardin mukaisesti sertifioitu johtamisjärjestelmä sekä työturvallisuusjohtamisen periaatteet.
Huolehdimme henkilöstömme työkyvystä koko työsuhteen elinkaaren ajan.

Työkykyjohtamisen tavoitteena Luotealla on tukea henkilöstön hyvinvointia, tunnistaa ongelmat jo varhain ja keskittyä niiden ennaltaehkäisyyn.

Rekrytointi

Kehitämme ja mittaamme jatkuvasti rekrytoinnin tapojamme, hakijoiden kokemusta sekä esihenkilöiden rekrytointiosaamista. Rekrytoinnissa olemme sitoutuneet tasa-arvoon, syrjimättömyyteen ja valintojen tekemiseen niiden asioiden perusteella, jotka ennustavat työssä onnistumista. Henkilövalinnoissamme korostuvat tehtävään sopivuus, motivaatio, osaaminen ja koulutus. Lisäksi tuemme sisäisiä urapolkuja. Tavoitteenamme on luoda monipuolisia ja pitkäaikaisia työsuhteita, joiden aikana työntekijämme voivat kasvaa ja kehittyä.

Vastuut ja organisointi

Henkilöstöpolitiikan hyväksyy Luotean johtoryhmä. Vastuu henkilöstöpolitiikasta kuuluu Luotean HR-yksikölle. Henkilöstöpolitiikka kattaa Luotean yhtiöiden toiminnot kaikissa toimintamaissa. Luotean henkilöstön on noudatettava politiikkaa. Luotean yhtiöt ja yksiköt huolehtivat politiikan toteutuksesta ja tarvittavasta resursoinnista omassa toiminnassaan. 

Voimaantulo

Tämän politiikan on hyväksynyt Luotean johtoryhmä joulukuussa 2025 ja se tulee voimaan välittömästi. Politiikka päivitetään kahden vuoden välein. Seuraava päivitys on vuonna 2027.

Takaisin ylös

Ihmisoikeuspolitiikka

Tässä politiikassa kuvataan Luotea-konsernin (”Luotea”) ihmisoikeuspolitiikan päämäärä, linjaukset, vastuut ja organisointi. Tämä ihmisoikeuspolitiikka soveltuu koko Luotea-konsernin henkilöstöön ja arvoketjuun, eli toimittajiimme ja asiakkaisiimme.

KESKEISET PÄÄMÄÄRÄT

Luotean tavoite on olla turvallinen, oikeudenmukainen, yhdenvertainen ja tasa-arvoinen työpaikka. Sitoudumme kunnioittamaan kaikkia kansainvälisesti tunnustettuja ja kansalliseen lainsäädäntöön kirjattuja perus- ja ihmisoikeuksia sekä välttämään omalta osaltamme aiheuttamasta kielteisten ihmisoikeusvaikutusten syntyä toimimalla huolellisesti toimintaympäristössämme.

Luotealla on mahdollisesti sekä suoria että epäsuoria vaikutuksia eri ryhmien ihmisoikeuksiin. Olemme tunnistaneet, että Luotean toiminnalla on erityisen keskeistä vaikutusta kolmen ryhmän ihmisoikeuksien toteuttamiseen: näitä ryhmiä ovat oma henkilöstö, toimitusketju ja asiakkaat. Sitoudumme tunnistamaan ja arvioimaan ihmisoikeusvaikutuksia ja -riskejä näissä ryhmissä sekä puuttumaan mahdollisiin epäkohtiin.

PERIAATTEET

Noudatamme kaikessa toiminnassamme lainsäädäntöä sekä kansainvälisiä sopimuksia, oikeuksia ja periaatteita

Luotea kunnioittaa YK:n ihmisoikeuksien julistuksessa määriteltyjä ihmisoikeuksia sekä kansainvälisen työjärjestön (ILO) määrittelemiä työntekijöiden oikeuksia, OECD:n toimintaohjeita, ja YK:n yrityksiä ja ihmisoikeuksia ohjaavia periaatteita. Olemme sitoutuneet tukemaan YK:n Global Compact -aloitetta ja sen ihmis- ja työoikeusperiaatteita. Noudatamme myös kansallisia lakeja, sopimuksia ja muita velvoitteita. 

Huomioimme ihmisoikeudet Luotean ohjaavissa politiikoissa ja periaatteissa ja ohjeistamme henkilöstöämme ja toimitusketjuamme toimimaan näiden mukaisesti. Edellytämme edellä mainittujen säädösten, sopimusten, politiikkojen ja periaatteiden noudattamista myös toimitusketjultamme Luotean laatimien toimittajien vaatimusten (Toimittajien Tapa Toimia) mukaisesti. Luotea voi toteuttaa itse tai kolmannen osapuolen avulla auditointeja, joissa selvitetään vaatimusten noudattamista. 

Emme missään tilanteissa salli ihmiskauppaa, pakkotyötä, lapsityövoiman käyttöä lasten oikeuksien vastaisesti tai modernin orjatyön muotoja omassa toiminnassamme tai hankintaketjuissamme. Emme altista nuoria työntekijöitä työlle, joka todennäköisesti vaarantaisi heidän koulutustaan, terveyttään, turvallisuuttaan tai henkistä kehitystään.

Toimintaamme ohjaavat vaatimukset

Suotuisat työolosuhteet kuuluvat kaikille

Luotea noudattaa omassa toiminnassaan lainsäädäntöä ja soveltuvia työehtosopimuksia esimerkiksi työajoissa, vähimmäispalkoissa ja työolosuhteissa. Työntekijöillä on myös oikeus sairauslomaan, vuosilomaan sekä vanhempainvapaaseen, kuten kansallinen lainsäädäntö ja työehtosopimukset määräävät. Luotea edellyttää samaa myös toimitusketjultaan.

Luotea edistää terveellistä työelämän tasapainoa ja joustavia työtapoja, kun se on mahdollista.

Varmistamme, että Luotealla on turvallista työskennellä joka päivä

Päämääränämme on oppia ajattelemaan ja toimimaan turvallisesti niin, että pystymme välttämään kaikki työtapaturmat. Tavoitteenamme on myös varmistaa, että jokaisen Luotealaisen ja toimitusketjussamme työskentelevän työympäristö on turvallinen ja terveellinen, jotta pääsisimme kaikki töistä joka päivä turvallisesti kotiin. Edistämme työturvallisuutta perehdyttämällä sekä tekemällä ennakoivia ja johdonmukaisia toimenpiteitä työturvallisuuden varmistamiseksi ja kehittämiseksi.

Käsittelemme henkilötietoja lainsäädännön mukaisesti ja kunnioitamme yksityisyyden suojaa

Me Luotealla käsittelemme henkilöstömme, asiakkaidemme ja mahdollisten muiden sidosryhmien henkilötietoja soveltuvan lainsäädännön mukaisesti yksityisyyden suojaa vaalien. Varmistamme toiminnallamme, että henkilöstömme ja sidosryhmiemme edustajien yksityisyyden suojaa kunnioitetaan.

Emme syrji ja meillä jokainen saa olla oma itsensä

Luotealla on nollatoleranssi kaikenlaista kiusaamista, häirintää, epäasiallista kohtelua ja syrjintää kohtaan niin omassa toiminnassamme kuin toimitusketjussammekin. Emme syrji ketään sukupuolen, raskauden, synnytyksen, sukupuoli-identiteetin, sukupuolen ilmaisun, iän, alkuperän, kansalaisuuden, kielen, uskonnon, vakaumuksen, mielipiteen, poliittisen toiminnan, ammattiyhdistystoiminnan, perhesuhteiden, terveydentilan, vammaisuuden, seksuaalisen suuntautumisen tai muun henkilöön liittyvän syyn perusteella. Myös rotu ja etninen alkuperä, ihonväri ja kansallinen tai yhteiskunnallinen alkuperä ovat kiellettyjä syrjintäperusteita.

Asetamme omaa toimintaamme koskevat yhdenvertaisen ja tasa-arvoisen työyhteisön edistämistä koskevat tavoitteet tasa-arvo- ja yhdenvertaisuussuunnitelmissamme ja seuraamme näiden edistymistä säännöllisesti.

Kunnioitamme järjestäytymisvapautta koko ketjussamme

Kunnioitamme työntekijöiden vapautta järjestäytyä ammatillisesti ja neuvotella kollektiivisesti. Tiedostamme, että järjestäytymisvapaus tarkoittaa päätöstä järjestäytyä tai olla järjestäytymättä ammatillisesti. Nämä ovat yhtä vahvoja perusoikeuksia ja kunnioitamme toinen toisemme tekemiä päätöksiä järjestäytymisvapauden suhteen.

Puutumme väärinkäytöksiin ja teemme tarvittavat korjaavat toimenpiteet

Jokainen Luotealainen, toimitusketjun jäsen, asiakkaamme ja muihin sidosryhmiimme kuuluva henkilö voi ilmoittaa epäilynsä mahdollisista väärinkäytöksistä ja eettisten periaatteiden vastaisesta toiminnasta ilmoituskanavan kautta. 
Kaikki ilmoitukset käsitellään huolellisesti, tutkitaan perusteellisesti ja raportoidaan läpinäkyvästi siten, ettei ilmoittajalle aiheudu ilmoituksen takia kielteisiä seuraamuksia. Mikäli omassa toiminnassamme havaitsemme suoria ihmisoikeuksien loukkauksia, pyrimme korjaavilla toimenpiteillä ehkäisemään laajemmat vaikutukset sekä tilanteen mukaan korjaamaan jo syntyneet vahingot. Perusteellisella omien toimintatapojemme arvioinnilla ja sitä seuraavilla korjaavilla toimenpiteillä varmistamme, ettei vastaavaa tapahtuisi uudelleen.

Selvitämme myös hankinnoissamme mahdollisesti ilmenevät ihmisoikeusloukkaukset viipymättä. Korjaavista toimenpiteistä sovitaan aina yhteistyössä kumppaneidemme kanssa, ja niiden toteutumista seurataan muun muassa toimittaja-auditointien avulla.
Yhteistyötä ei ensisijaisesti katkaista, vaan pyrimme kehittämään toimintaa yhdessä. Myöskään boikotointi ei ole ensisijainen ratkaisu, sillä se voi vaikeuttaa heikoimmassa asemassa olevien työntekijöiden tilannetta. Lopetamme yhteistyön, mikäli korjaavia toimenpiteitä ei toteuteta.

Teemme ihmisoikeustyötä yhdessä sidosryhmiemme kanssa ja heitä kuullen

Meillä ja sidosryhmillämme, kuten henkilöstöllämme, toimittajillamme, asiakkaillamme, sijoittajillamme sekä liitoilla ja ihmisoikeusaktivisteilla on yhteisiä tavoitteita paremman huomisen ja ihmisoikeuksien edistämisen saavuttamiseksi. Keskustelemme avoimesti ja rakentavasti ihmisoikeuksien edistämisestä sidosryhmiemme kanssa.

Kuuntelemme ja tapaamme sidosryhmiämme oppiaksemme ja tehdäksemme työtä ihmisoikeuksien eteen yhdessä. Kunnioitamme sidosryhmiemme näkemyksiä ihmisoikeuksien edistämisestä ja huomioimme ne, kun kehitämme omaa toimintaamme.

Tunnistamme ja arvioimme ihmisoikeusriskejämme sekä raportoimme avoimesti ihmisoikeustyöstämme

Olemme tunnistaneet mahdollisia ja todellisia ihmisoikeusriskejä ja -vaikutuksia omassa henkilöstössämme, toimitusketjussamme ja asiakkaissamme huomioiden erityisen haavoittuvassa asemassa olevat ihmisryhmät ihmisoikeusriskikartoituksien avulla. Arviossamme huomioimme ihmisoikeusriskien vakavuuden ja todennäköisyyden.

Teemme ihmisoikeusriskikartoituksia säännöllisesti ja raportoimme ihmisoikeusvaikutuksistamme ja -riskeistä sekä sisäisesti että julkisesti osana kestävyysraportointiamme. 
Jalkautamme tässä ihmisoikeuspolitiikassa mainitut periaatteet henkilöstöllemme ja arvoketjullemme viestinnän ja koulutusten kautta.

VASTUUT JA ORGANISOINTI

Ihmisoikeuspolitiikan hyväksyy Luotean hallitus. Luotean ylin johto sitoutuu kunnioittamaan ja edistämään ihmisoikeuksia.

Vastuu ihmisoikeuspolitiikasta kuuluu Luotea-konsernin henkilöstöjohtajalle. Politiikka kattaa Luotean-konsernin kaikki yhtiöt ja toimialat kaikissa toimintamaissa ja se koskee koko henkilöstöä.

Edellytämme tähän Luotean ihmisoikeuspolitiikkaan kirjattujen periaatteiden noudattamista myös alihankkijoiltamme ja muilta ulkopuolista työvoimaa välittäviltä yhteistyökumppaneiltamme.

Luotean toimialat ja yksiköt huolehtivat politiikan toteutuksesta ja tarvittavasta resursoinnista omassa toiminnassaan.

VOIMAANTULO

Tämän politiikan on hyväksynyt Luotea-konsernin hallitus kokouksessaan 11.9.2024 ja se tulee voimaan välittömästi. Politiikka päivitetään kahden vuoden välein. Seuraava päivitys on vuonna 2026.

Politiikkaan liittyvät keskeiset periaatteet ja ohjeet:

• Luotean Tapa toimia
• Luotean Tapa toimia -ohje toimittajille ja alihankkijoille
• Luotean henkilöstöpolitiikka
• Luotean työturvallisuuspolitiikka
• Luotean tietosuojapolitiikka
• Luotean laatupolitiikka
• Luotea-yhtiöiden yhtiökohtaiset monimuotoisuussuunnitelmat
• Luotean toimintaohje epäillyn häirinnän, epäasiallisen kohtelun, syrjinnän ja kiusaamisen estämiseksi työssä
• Luotean ilmoituskanavan ohje
• Luotean työsuojelun toimintaohjelma

Takaisin ylös

Politiikka korruption ja lahjonnan estämiseksi

Tässä politiikassa kuvataan Luotea-konsernin (”Luotea”) pelisäännöt korruption ja lahjonnan estämiseksi. Politiikka koskee koko Luotea-konsernin henkilöstöä ja muita Luotean liiketoiminnan harjoittamiseen osallistuvia tahoja (esimerkiksi konsultit).

KESKEISET PÄÄMÄÄRÄT

Luotean liiketoimintaa harjoitetaan eettisesti, rehellisesti ja avoimesti. Tällä luomme perustan menestyvälle liiketoiminnalle ja rakennamme luottamusta työntekijöiden sekä asiakkaiden, yhteistyökumppaneiden ja viranomaisten välille.

Noudatamme voimassa olevaa lainsäädäntöä kaikessa toiminnassamme. Luotea on sitoutunut YK:n yleissopimuksen mukaisiin korruption ja lahjonnan torjuntaan koskeviin toimintaperiaatteisiin.

Luotea kieltää kaikenlaisen lahjonnan ja korruption. Toimimme vastuullisesti ja kilpailemme aina reilusti. Me emme tarjoa, anna, hyväksy tai pyydä mitään arvokasta keneltäkään kolmannelta osapuolelta aikomuksena saada tai antaa sopimatonta liiketoiminnallista tai henkilökohtaista etua. Nämä seikat tulee muistaa erityisesti myyntitoiminnoissa, liiketoiminnan johdossa ja hankinnassa, vaikka politiikka soveltuu kaikkiin Luotealla työskenteleviin.

Luotean kannustinjärjestelmät rakennetaan siten, etteivät ne kannusta henkilöstöä toimimaan lainvastaisesti tai epäeettisesti. Emme koskaan tingi lainsäännön noudattamisesta ja eettisistä toimintatavoistamme liiketoimintatavoitteidemme saavuttamiseksi.

Tämän politiikan tavoitteena on pyrkiä estämään ja havaitsemaan kiellettyä korruptiota ja lahjontaa. Politiikalla lisäämme tietoisuutta siitä, millaista vieraanvaraisuutta pidämme hyväksyttävänä ja millaista toimintaa emme salli Luotealla.

Pyrimme varmistamaan, että myös Luotean nimissä tai puolesta toimivat yhteistyökumppanit, kuten konsultit ja arvoketjumme, sitoutuvat noudattamaan tätä politiikkaa korruption ja lahjonnan estämiseksi omassa toiminnassaan. Toimittajia koskevat tarkemmat ohjeistukset on kirjattu Luotean Tapa toimia -ohjeeseen toimittajille ja alihankkijoille.

KÄSITTEET

Lahjus

Maksu, lahja, palvelus tai muu hyödyke, jota tarjotaan, otetaan vastaan tai pyydetään vastineeksi epäasiallisesta edusta. Lahjusten vastaanottaminen tai antaminen ei ole sallittua, koska taustalla on epäasiallisen edun tavoitteleminen. Lahjukset kuvataan usein väärin esimerkiksi myynti- ja markkinointikuluina, matka- tai viihdekuluina, palvelupalkkioina, poistoina, konsulttipalkkioina, palkkioina, alennuksina tai sekalaisina kuluina, jotta ne voidaan salata kirjanpidossa. Tällainen toiminta on lainvastaista.

Lahja

Lahja tarkoittaa mitä tahansa aineellista tai aineetonta etuutta, jolla on vastaanottajalleen välitöntä tai välillistä taloudellista arvoa. Lahja on aina kertaluonteinen eikä toistu säännöllisesti vuoden aikana. Luotealla on määritelty enimmäismäärät hyväksyttäville lahjoille, jotka Luotealainen voi antaa ja vastaanottaa toimittajalta kertaluonteisesti ja vuositasolla. Kulloinkin sovellettavat enimmäismäärät ilmenevät hankinnan lahjoja ja vieraanvaraisuutta koskevasta ohjeistuksesta. Kilpailutustilanteissa tai muun yhteistyö- tai sopimusneuvottelun aikana ei saa vastaanottaa mitään lahjoja. Hyväksyttävän ja arvoltaan vähäisen kertaluonteisen lahjan vastaanottaminen toimittajalta ei ole lahjontaa.

Eturistiriita

Tilanne, jossa työntekijän henkilökohtaiset edut ovat ristiriidassa hänen työtehtäviensä tai Luotean etujen kanssa. Sama pätee myös kaksoisrooleihin, joissa sama henkilö on päätöksentekijänä ja hyödyn saajana eri organisaatioissa, joiden välillä on valvontaa tai hankintaa.

Kestitys tai vieraanvaraisuus

Maksuttomina tarjottavia tai vastaanotettavia, koulutus- tai verkostoitumistilaisuuksia, aterioita, juomia, viihdetapahtumia tai esimerkiksi vastikkeettomia matkoja. Sallittu kestitseminen on rahalliselta arvoltaan vähäistä ja se annetaan ilman velvoitteita tai odotuksia. Tällainen kestitys tai vieraanvaraisuus ei ole lahjontaa. Luotealla on määritelty enimmäismäärät hyväksyttävälle kestitykselle ja vieraanvaraisuudelle, jotka Luotealainen voi vastaanottaa toimittajalta kertaluonteisesti ja vuositasolla. Kulloinkin sovellettavat enimmäismäärät ilmenevät hankinnan lahjoja ja vieraanvaraisuutta koskevasta ohjeistuksesta.

Korruptio

Vallan väärinkäyttöä, jonka tarkoituksena on hankkia itselle tai toiselle henkilölle tai yritykselle epäasianmukaista etua. Korruptoitunut toiminta tehdään usein tarkoituksellisesti harhaanjohtavasti, ei läpinäkyvästi. Tällainen toiminta on lainvastaista ja siten kiellettyä Luotealla. Esimerkiksi lahjonta on yksi korruption muoto.

Kickback

Neuvotellun lahjonnan muoto, jossa lahjuksen saajalle maksetaan palkkio suoritetuista palveluista tai palveluksista. Tällainen toiminta on kiellettyä Luotealla ja monessa tapauksessa myös lainvastaista.

Sponsorointi

Molemminpuolisesti hyödyllinen investointi tapahtumaan, henkilöön tai konseptiin Luotean brändin, liiketoiminnan ja palveluiden edistämiseksi. Sponsorointi ei ole lahjontaa.

Viranomainen

Viranomaisella tarkoitetaan tässä politiikassa keskus- ja paikallishallinnossa työskenteleviä henkilöitä sekä julkisten laitosten viranhaltijoita.

PERIAATTEET

Toimimme Luotean etujen mukaisesti

Luotelaisen tulee välttää liiketoimia ja tilanteita asiakkaiden, yhteistyökumppaneiden ja viranomaisten kanssa, jotka aiheuttavat tai saattavat aiheuttaa eturistiriitatilanteen Luotean ja työntekijän henkilökohtaisen edun välillä. Työtehtäviä hoitaessa tulee aina toimia Luotean edun mukaisesti. Henkilökohtaiset intressit tai näkemykset eivät saa vaikuttaa Luotean nimissä tehtäviin liiketoimiin.

Mikäli tilanteessa on kyse mahdollisesta tai todellisesta eturistiriidan syntymisestä, tulee kyseisen henkilön ilmoittaa asiasta Luotealle esimerkiksi oman esihenkilönsä kautta. Kielletty eturistiriitatilanne saattaa olla käsillä, jos Luotealainen tekee Luotean nimissä sopimuksen esimerkiksi oman perheenjäsenen omistaman yrityksen kanssa.

Lahjominen on kiellettyä

Lahjusten tarjoaminen, pyytäminen ja hyväksyminen on ehdottoman kiellettyä Luotealla.

Lahjuksen ottaminen elinkeinotoiminnassa sekä viranomaisen ja kansanedustajan lahjominen ovat rikoslaissa sanktioituja rikoksia, joista rangaistuksena voi olla vankeutta tai sakko. Sekä lahjuksen antaminen että lahjuksen vastaanottaminen on sanktioitu rikoslaissa. Lahjontarikoksiin liittyy myös vakava mainehaittariski Luotealle.

Asiakkaita ja yhteistyökumppaneita huomioidaan hyvän tavan mukaisesti ja kohtuudella

Hyväksyttävässä vieraanvaraisuudessa ei ole kyse kielletystä korruptiosta tai lahjonnasta. Hyväksyttäviä vieraanvaraisuuksia voidaan antaa asiakkaille tai yhteistyökumppaneille satunnaisesti esimerkiksi liiketoiminnan ja yhteistyön syventämiseksi tai edistämiseksi. Sopivia lahjoja asiakkaille ja yhteistyökumppaneille ovat esimerkiksi kohtuuhintaiset ja tavanomaiset Luotean logolla varustetut liikelahjat.

Hyväksyttävä vieraanvaraisuus voidaan antaa avoimesti muiden läsnä ollessa ja se annetaan ilman velvoitteita ja odotuksia. Hyväksyttävät vieraanvaraisuudet ovat hyvän tavan mukaisia, kohtuullisia ja kestävät julkisen tarkastelun. Esimerkki hyväksyttävästä vieraanvaraisuudesta voisi olla tavanomaisen ja kohtuuhintaisen työpaikkalounaan tarjoaminen Luotean asiakkaalle myyntikeskustelun päätteeksi. Mikäli henkilö kieltäytyy Luotean antamasta hyväksyttävästä lahjasta tai vieraanvaraisuudesta, päätöstä tulee kunnioittaa.

Kilpailutustilanteissa tai muun yhteistyö- tai sopimusneuvottelun aikana lahjoja tai vieraanvaraisuutta ei saa antaa.

Kielletty toiminta asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden kanssa

Emme anna asiakkaille tai yhteistyökumppaneille huomionosoituksia, vieraanvaraisuuksia tai lahjoja rahan muodossa tai rahaan rinnastettavina etuina. Esimerkkejä rahan muodossa annettavasta kielletystä vieraanvaraisuudesta voisivat olla lahjakortti tai se, että Luotea tekee myyntisopimuksen syntymisen edellytyksenä asiakkaan pyynnöstä rahalahjoituksen hyväntekeväisyysjärjestölle, johon asiakkaalla on sidos.

Jos Luotean työntekijän antamat lahjat tai kestitys asiakkaalle tai yhteistyökumppanille ovat liiallisia tai luonteeltaan tai ajoitukseltaan sopimattomia, ne annetaan salaa eikä avoimesti tai jos niillä pyritään vaikuttamaan liiketoimintapäätöksiin tai niiden tarkoituksena on saada jotain vastineeksi Luotealle, ne katsotaan lähtökohtaisesti kielletyiksi lahjuksiksi.

Lainsäädännössä kiellettyä toimintaa on esimerkiksi se, että Luotea suostuu olemaan osallistumatta tarjouskilpailuun kilpailijan antamaa rahapalkkiota vastaan. Luotean näkökulmasta kyseessä olisi kielletyn lahjuksen vastaanottaminen. Lisäksi markkinoiden jakaminen kilpailijan kanssa edellä kuvatulla tavalla on kiellettyä kilpailuoikeusnäkökulmasta. Noudatamme toiminnassamme kilpailuoikeuslainsäädäntöä ja kilpailemme aina reilusti.

Vieraanvaraisuuksia ei saa kohdistaa perheenjäsenille tai lähipiirille. Myös esimerkiksi asiakkaan tai yhteistyökumppanin perheenjäsenen palkkaaminen Luotealle on kiellettyä, jos rekrytointipäätöksen taustalla on epäasiallisen edun tavoittelu.

Viranomaiset ja poliittinen toiminta

Lähtökohtaisesti emme anna viranomaisen edustajille Luotealta lahjoja tai vieraanvaraisuuksia, sillä tilannetta voidaan ulkopuolisen toimesta tulkita yritykseksi vaikuttaa viranomaisen toimintaan, vaikka tällaisesta ei toiminnasta ei olisikaan kyse.

Viranomaiselle voi asiakaspalvelu- tai yhteistyötapaamisen yhteydessä tarjota tavanomaiset ja kohtuuhintaiset kokouskahvitarjoilut. Sellaista vaikutelmaa tai mielikuvaa ei kuitenkaan saa syntyä, että vieraanvaraisuuden tarjoamisen tarkoituksena olisi vaikuttaa viranomaiseen tai hänen päätöksentekoonsa. Mikäli henkilö kieltäytyy Luotean antamasta hyväksyttävästä lahjasta tai vieraanvaraisuudesta, on päätöstä kunnioitettava. Viranomaisen edustajille tarjottua vieraanvaraisuutta ei saa koskaan vaihtaa rahaksi.

Emme tee Luotealla poliittisia lahjoituksia puolueille tai ehdokkaille. Emme tue poliittisia puolueita tai ehdokkaita myöskään ostamalla heiltä vastikkeellisia hyödykkeitä tai palveluita. Luotealainen voi johtoryhmän jäsenen luvalla osallistua poliittisten puolueiden järjestämiin seminaareihin, mikäli osallistuminen on ammatillisesti perusteltua ja seminaarin ohjelma koostuu suoraan Luotean liiketoiminnalle olennaisesta asiasisällöstä ja sen kustannus on tavanomainen tai ilmainen.

Kielletystä toiminnasta ilmoittaminen

Mikäli henkilöstö havaitsee tai epäilee Luotealla kiellettyä toimintaa, kuten korruptiota, lahjontaa tai eturistiriitatilanteita, niistä tulee ilmoittaa omalle esihenkilölle, henkilöstöhallinnolle tai lakiosastolle. Ilmoituksen voi myös tehdä Luotean Ilmoituskanavan (whistleblow) kautta. Ilmoituksen ilmoituskanavaan
voi tehdä myös nimettömänä. Linkki ja ohjeistus ilmoituskanavaan löytyy sekä Luotean intrasta että verkkosivuilta.

Työntekijöitä kannustetaan puhumaan, jos he epäilevät Tapa toimia -ohjeen tai Toimittajan Tapa Toimia -ohjeen rikkomista tai jos he saavat tietää rikkomuksesta, erityisesti tapauksissa, joissa heille tarjotaan lahjusta, heitä pyydetään antamaan lahjus tai jos he epäilevät, että tiettyyn tapahtumaan liittyy lahjontaa.

Luotea tutkii kaikki epäillyt rikkomukset. Kenellekään, joka hyvässä uskossa ilmoittaa ilmoituskanavalainsäädännön soveltamisalaan kuuluvista epäilyistään ja osallistuu mahdollisten väärinkäytösepäilyiden tutkintaan ja selvittämiseen, ei aiheudu tämän johdosta kielteisiä seuraamuksia, kuten myöhempää syrjinnän kohteeksi tai epäedulliseen asemaan joutumisen riskiä. Luotea ryhtyy kurinpitotoimiin kaikkia niitä vastaan, joiden todetaan syyllistyneen mahdollisiin kiellettyihin kostotoimiin.

VASTUUT JA ORGANISOINTI

Luotean politiikan korruption ja lahjonnan estämiseksi hyväksyy konsernin johtoryhmä.
Vastuu Luotean korruption ja lahjonnan estämistä koskevasta politiikasta kuuluu Luotean lakiasiainjohtajalle. Politiikka kattaa Luotea-konsernin kaikki yhtiöt ja toimialat ja se koskee koko henkilöstöä kaikissa toimintamaissa.

VOIMAANTULO

Tämän politiikan on hyväksynyt Luotea-konsernin johtoryhmä joulukuun 2025 kokouksessaan ja se tulee voimaan välittömästi.

Politiikka päivitetään vähintään kahden vuoden välein. Seuraava päivitys on vuonna 2027.

Politiikkaan liittyvät keskeiset periaatteet ja ohjeet:

• Luotean Tapa toimia
• Luotean Tapa toimia -ohje toimittajille ja alihankkijoille
• Luotean ilmoituskanavan ohje
• Luotean ohje hankinnan lahjoista ja vieraanvaraisuudesta.

Viestintäpolitiikka

Viestinnän tavoitteena Luotealla on edistää yhtiön liiketoimintastrategian ja tavoitteiden toteutumista sekä rakentaa yhtiön mainetta keskeisissä sidosryhmissä.

Tämä viestintäpolitiikka määrittelee viestinnän periaatteet, kanavat ja vastuut.

Viestinnän periaatteet

Pyrimme viestinnässämme avoimuuteen ja kaksisuuntaiseen vuorovaikutukseen. Käymme jatkuvaa vuoropuhelua eri sidosryhmiemme kanssa ja kehitämme toimintaamme sen pohjalta.

Sijoittajaviestinnässä noudatamme Suomen lainsäädäntöä sekä NASDAQ OMX Helsingin ja Finanssivalvonnan määräyksiä ja ohjeita. Tiedonantopolitiikkamme määrittelee toimintaperiaatteet ja -tavat, joiden mukaisesti kommunikoimme pääomamarkkinoiden kanssa.

Luotea kriisiviestinnällä pyritään minimoimaan odottamattomien, äkillisesti syntyvien tilanteiden kielteiset vaikutukset yhtiöön. Kriisiviestinnässä noudatamme kriisiviestinnän prosessia. Suomessa Luotean viestintä koordinoi mediayhteydenottoja ja sopii kommentoinnin suuntaviivoista valittujen puhehenkilöiden kanssa.

Muissa toimintamaissa mediayhteydenotot ohjataan viestintävastaavalle tai maajohtajalle. Koko yhtiötä koskevat periaatteelliset kannanotot ja merkittävimmät uutiset kertoo julkisuuteen yhtiön toimitusjohtaja tai hänen erikseen nimeämänsä henkilö.

Yhtiön taloudellista asemaa kommentoivat julkisuudessa vain toimitusjohtaja ja talousjohtaja. Yksikönpäälliköt ja asiantuntijat voivat antaa lausuntoja oman vastuualueensa osalta. Kommentoinnin suuntaviivoista sovitaan aina Luotean viestinnän kanssa.

Yhtiön toiminnan kannalta luottamuksellisia tai keskeneräisiä liiketoimia ja kilpailijoiden asioita ei kommentoida. Tukimainonnassa ja -ilmoittelussa sekä sponsoroinnissa noudatamme lupamenettelyä, jonka tavoitteena on turvata yhteneväinen ja brändin mukainen näkyvyys valituissa kohteissa.

Viestintävastuut

Luotean viestintä vastaa yhtiötason viestinnän linjauksista, kehittämisestä ja kanavista sekä tarjoaa asiantuntija-apua ja viestintäkoulutusta. Lisäksi panostamme esihenkilöiden viestintävalmiuksien ja -mahdollisuuksien vahvistamiseen.

Sisäisen viestinnän osalta Luotean viestintä koordinoi koko Luoteaa koskevien aihepiirien viestintää ja kehittää Luotean yhteisiä sisäisen viestinnän kanavia. Kullakin toimialalla on oma sisäisen viestinnän vastaava, joka koordinoi ja toteuttaa toimialakohtaisen aiheiden viestintää.

Sijoittajaviestinnästä vastaa talousjohtaja. Asiakasviestinnän päävastuu on toimialojen markkinointipäälliköillä.

Asiakastilaisuuksien järjestämisessä noudatamme erillistä lupamenettelyä, jonka tavoitteena on turvata tilaisuuksien tarkoituksenmukaisuus ja tasapuolisuus.

Tärkeimmät kanavat Suomessa

Sisäisen viestinnän pääasialliset kanavat ovat

• Luotean intranet
• sisäiset uutiskirjeet sekä
• säännölliset sisäiset infotilaisuudet.

Ulkoisen viestinnän tärkein kanava on www-sivusto, jossa julkaistaan viiveettä kaikki ulkoisille sidosryhmillemme tarkoitettu viestinnällinen aineisto.

Sosiaalisen median käyttöä varten on luotu erilliset pelisäännöt. Pelisääntöjen tarkoituksena on antaa suuntaviivat sosiaalisen median kanavien hyödyntämiseen Luotealla. 

Takaisin ylös

Työturvallisuuspolitiikka

Tässä politiikassa kuvataan Luotea Oyj (”Luotea”) työturvallisuuspolitiikan päämäärät, vastuut ja organisointi.

Työturvallisuus-politiikkamme kattaa sekä oman toimintamme että toimittajaverkostomme. Se kuvaa keskeiset työturvallisuuspäämäärämme, vastuut ja organisoinnin. Noudatamme toimintaamme koskevaa lainsäädäntöä ja viranomaismääräyksiä. Lisäksi toimintamme on sertifioitu ja täyttää ISO 45001 -standardin vaatimukset. Työturvallisuustavoitteet ovat mukana Luotean vastuullisuusohjelman tavoitteissa.

KESKEISET PÄÄMÄÄRÄT

Työturvallisuustoimintamme päämääränä on taata turvallinen työpaikka koko henkilöstölle. Sitoudumme nolla tapaturmaa -ajatteluun ja uskomme, että kaikki tapaturmat ja vahingot ovat vältettävissä. Puutumme lainsäädännön, viranomaismääräysten ja ohjeiden vastaiseen toimintaan ja käytökseen välittömästi yhteisesti sovittujen pelisääntöjen mukaisesti.

PERIAATTEET

Ennakoivalla työturvallisuustyöllä torjumme tapaturmat

Kartoitamme ennalta palveluidemme ja erilaisten työtehtäviemme vaarat ja riskit, jotta voimme poistaa tai minimoida riskitekijät. Kannustamme henkilöstöämme aktiiviseen ennakoivaan turvallisuustyöhön, kuten turvallisuushavaintojen ja SafetyWalk-kierrosten tekemiseen sekä työturvallisuustuokio-osallistumiseen. Tutkimme kaikki tapaturmat ja teemme korjaavat toimenpiteet, myös alihankkijoillemme ja vuokratyöntekijöillemme Luotean työtehtävissä sattuneet työtapaturmat.

Yhteiset pelisäännöt, yhteiset tavoitteet

Toimintamme varmistamiseksi meillä on käytössämme riittävät resurssit ja yhtenäiset prosessit, työkalut sekä toiminta- ja työohjeet. Johtomme on vahvasti sitoutunut työturvallisuuden jatkuvaan kehittämiseen tarjoamalla tarvittavat resurssit, olemalla tietoinen oman organisaation työturvallisuustasosta ja näyttämällä aktiivisesti esimerkkiä. Seuraamme ja raportoimme työturvallisuuden edistymistä läpinäkyvästi ja julkisesti kaikille sidosryhmille.

Työturvallisuus kiinteä osa päivittäistä johtamista

Työturvallisuusvastuu on linjaorganisaatiolla. Työturvallisuus on kiinteä osa päivittäistä johtamista kaikilla linjaorganisaation tasoilla. Jokaisen Luotealaisen oikeus ja velvollisuus on kuitenkin tarkkailla ja tehdä havaintoja parantaakseen työympäristön turvallisuutta. Takaamme henkilöstölle riittävän työturvallisuuskoulutuksen, perehdytyksen ja henkilökohtaiset suojaimet turvallisen työn tekemiseen. Työskennellessämme asiakkaan tiloissa huomioimme toiminnassamme asiakkaan turvallisuustavoitteet ja -ohjeet sekä yhteisten työpaikkojen turvallisuuden.

Toimitusketju mukana työturvallisuustyössä

Edellytämme toimittajiltamme sitoutumista Luotean turvallisuuskäytäntöihin sekä toimimaan aloitteellisesti työturvallisuuden edistämiseksi. Sekä alihankkijoilla että vuokratyöntekijöille on mahdollista ilmoittaa turvallisuushavaintojaan Luotean turvallisuusjärjestelmään.

Työturvallisuuden jatkuva kehittäminen

Luotean hallitus ja johto ovat sitoutuneet vastuullisuustavoitteidemme saavuttamiseen ja vastuullisuuden jatkuvaan kehittämiseen. Kehitämme ja parannamme työturvallisuutta jatkuvasti yhdessä kaikkien henkilöstöryhmien kanssa ja organisaation kaikilla tasoilla.

Työturvallisuustoimintamme on läpinäkyvää; tieto ja materiaalit ovat avoimia koko henkilöstölle ja kannustavat toinen toiselta oppimiseen. Edellytämme myös Luotean sopimuskumppaneilta sitoutumista työturvallisuuden jatkuvaan kehittämiseen.

VASTUUT JA ORGANISOINTI

Työturvallisuuspolitiikka koskee koko henkilöstöä ja kaikkia Luotean toimialoja. Sen hyväksyy Luotea Oyj:n toimitusjohtaja sekä johtoryhmä.

Työturvallisuuspolitiikan omistaa Luotean lakiasiainjohtaja. Vastuu politiikan toteuttamisesta kuuluu kaikille Luotealaisille. Luotean toimialat ja yksiköt vastaavat politiikan toteutuksesta ja tarvittavasta resursoinnista omassa toiminnassaan.

VOIMAANTULO

Tämän politiikan on hyväksynyt Luotean johtoryhmä joulukuussa 2025 ja se tulee voimaan välittömästi. Politiikka päivitetään kahden vuoden välein. Seuraava päivitys on vuonna 2027.

Takaisin ylös

Laatupolitiikka

Tässä politiikassa kuvataan Luotea Oyj (”Luotea”) laatupolitiikan päämäärät, vastuut ja organisointi.

Laatupolitiikkamme kattaa sekä oman toimintamme että asiakkaillemme tuottamamme palvelut. Se kuvaa keskeiset laatupäämäärämme, vastuut ja organisoinnin.

Noudatamme toimintaamme koskevaa lainsäädäntöä ja viranomaismääräyksiä. Lisäksi toimintamme on sertifioitu ja täyttää ISO 9001 -standardin vaatimukset. Laatutavoitteet ovat mukana Luotean vastuullisuusohjelman tavoitteissa.

KESKEISET PÄÄMÄÄRÄT

Luotean strategian mukaisesti haluamme tukea asiakkaittemme vastuullisuutta, luoda erinomaisia asiakaskokemuksia ja kehittää alamme parhaita palveluita. Toteutamme omassa toiminnassamme hyvää hallintoa. Toimimme oikein ja läpinäkyvästi koko arvoketjussa.

Laatulupauksemme on laadittu yhdessä asiakkaiden ja Luotean henkilöstön kanssa:

• Pidämme sanamme.
• Helpotamme arkeasi.
• Autamme menestymään.

Noudatamme lupauksia sekä asiakastyössä että omassa toiminnassamme.

PERIAATTEET

Asiakaskokemus ja henkilöstötyytyväisyys toiminnan laadun mittareina

Mittaamme asiakastyytyväisyyttä palveluiden suositteluindeksillä (NPS) osana Luotean strategisia tavoitteita. NPS-tulokset ovat läpinäkyvästi myös koko henkilöstömme saatavilla. Onnistumisestamme laadukkaana työnantajana kertoo henkilöstön suositteluindeksi eNPS. Kummankin mittarin tavoiteasetanta on mukana Luotean vastuullisuus- ja sidosryhmätavoitteissa.

Palvelun laadun mittarit ja tavoitteet määritellään yhdessä asiakkaan kanssa

Luotean palvelutarjoama on erittäin laaja. Toimialoilla ja palvelulinjoilla on käytössä laatumittarit, joiden avulla voimme seurata ja kehittää kyseisen liiketoiminnan palvelunlaatua yhteistyössä asiakkaidemme kanssa. Laatua seurataan säännöllisesti asiakkaidemme kanssa yhteistyömalliemme mukaisesti.

Laatu on osa kaikkien Luotealaisten työtä

Tunnistamme, että hyvä laatu ja asiakaskokemus lähtee meistä jokaisesta. Jokaisella Luotealaisella on oikeus ja velvollisuus nostaa laadun kehittämiseen liittyviä kokonaisuuksia esille. Pyrimme tukemaan henkilöstömme jatkuvaa kehittymistä tarjoamalla riittävän perehdytyksen lisäksi tarpeenmukaista koulutusta.

Vaikka pyrimme kaikin tavoin välttämään virheitä, tunnustamme, että niitä voi joskus tapahtua. Sitoudumme kantamaan vastuun virheistämme ja korjaamaan ne asianmukaisesti. Luotealla on käytössä koko konsernin yhteinen, sähköinen reklamaatioiden käsittelyjärjestelmä. Kirjaamme järjestelmään kaikki reklamaatiot ja käsittelemme ne yhteisen ohjeistuksen mukaisesti.

Auditoinnit varmistavat jatkuvan kehittämisen ja kehittymisen

Toteutamme vuosittain johtamisjärjestelmämme sekä ulkoiset että sisäiset auditoinnit auditointisuunnitelmamme mukaisesti. Kirjaamme kaikki näiden auditointien havainnot ja kehitysehdotukset Luotean järjestelmään, johon kirjautuvat myös niiden käsittelyt ja korjaavat toimenpiteet vastuuhenkilöineen ja aikatauluineen.

Haluamme olla läpinäkyviä omassa toiminnassamme ja siksi osallistumme osana asiakkaittemme toimitusketjua vuosittain myös asiakasauditointiin sekä erilaisiin kolmannen osapuolen vapaaehtoisiin arviointeihin.

Toimitusketju

Toimittajaa valittaessa painotamme toimittajan toiminnan laatua ja luotettavuutta sekä eettisiä toimintaperiaatteita kustannustehokkuuden lisäksi. Hyödynnämme toimittajien arvioinnissa mm. itsearviointia. Merkittävimpien toimittajien osalta seuraamme toimintaa erikseen asetettujen mittareiden avulla. Lisäksi suoritamme riskiperusteisia toimittaja-auditointeja.

Toiminnan jatkuva kehittäminen

Luotean hallitus ja johto ovat sitoutuneet toiminnan ja laadunhallintajärjestelmän jatkuvaan parantamiseen ja luovat edellytykset laatutavoitteiden saavuttamiselle. Kehitämme ja parannamme toimintamme laatua jatkuvasti yhdessä henkilöstömme ja asiakkaidemme kanssa.

VASTUUT JA ORGANISOINTI

Laatupolitiikka koskee koko henkilöstöä ja kaikkia Luotean toimialoja. Sen hyväksyy Luotea Oyj:n toimitusjohtaja sekä johtoryhmä.

Laatupolitiikan omistaa Luotean lakiasiainjohtaja. Vastuu politiikan toteuttamisesta kuuluu kaikille Luotealaisille. Luotean toimialat ja yksiköt vastaavat politiikan toteutuksesta ja tarvittavasta resursoinnista omassa toiminnassaan.

VOIMAANTULO

Tämän politiikan on hyväksynyt Luotean johtoryhmä joulukuussa 2025 ja se tulee voimaan välittömästi. Laatupolitiikka päivitetään kahden vuoden välein. Seuraava suunniteltu päivitys on vuonna 2027.

Takaisin ylös

Hankintaperiaatteet

Luotean hankinnat painottuvat ulkoisen työvoiman ja palveluiden alihankintaan sekä kaluston, polttoaineiden, teknisen kaupan tuotteiden ja erilaisten materiaalien hankintaan. Hankintamme perustuvat kestävyyteen, turvallisuuteen, luotettavuuteen ja kustannustehokkuuteen. Otamme huomioon tuotteiden ja palveluiden koko elinkaaren sekä toimintamme vaikutukset ympäristöön ja yhteiskuntaan. Toimimme vastuullisesti ja edellytämme samaa myös kaikilta toimittajiltamme ja yhteistyökumppaneiltamme.

Lainsäädännön noudattaminen

Noudatamme kaikessa toiminnassamme meitä koskevaa kansallista lainsäädäntöä ja viranomaismääräyksiä sekä kansallisia ja kansainvälisiä sopimuksia ja odotamme toimittajiltamme samaa. Seuraamme työehtosopimusten, ympäristö-, työ- ja työturvallisuuslainsäädännön sekä taloudenpitoon liittyvien säännösten noudattamista ja noudatamme paikallista tilaajavastuulainsäädäntöä työvoimaa käyttäessämme.

Yhteistyöhömme ei saa liittyä lahjontaa eikä sellaista vieraanvaraisuutta tai lahjoja, jotka voisivat vaikuttaa päätöksentekoon liikesuhteissamme.

Laatuvaatimukset

Toimittajiemme on suorituskyvyltään ja toimintatavoiltaan vastattava tuoteryhmälle asettamiamme vaatimuksia. Varmistamme tarvittaessa teknisten ja toiminnallisten vaatimusten täyttymisen testein ja kokein sekä tarvittaessa toimittaja-auditointien avulla.
Varmistaaksemme laadukkaat tuotteet ja palvelut, tarkistamme toimittajan kilpailukykyyn ja taloudenpitoon liittyvät tiedot uuden merkittävän toimittajan valinnan yhteydessä. Teemme myös kirjallisen kyselyn ja tarkistamme luottokelpoisuuden. Mikäli havaitsemme palvelun- tai tavarantoimittajan valinnassa asioita, joihin haluamme tarkemman selvityksen, lähetämme toimittajalle laajemman selvityspyynnön.

Seuraamme toimittajien laatua ja suorituskykyä tuoteryhmälle tarkoituksenmukaisella tavalla. Edellytämme toimittajiltamme hyviä ja luotettavia toimintatapoja ja hyvää toimitusvarmuutta. Varmistamme toimittajiemme toimitusvarmuuden ja -laadun sekä tarvittavien korvaavien toimenpiteiden riittävyyden säännöllisellä seurannalla sekä tuoteryhmäkohtaisilla mittareilla.

Ympäristövaatimukset

Edellytämme sopimuskumppaneiltamme ja tavaran- ja palveluntoimittajiltamme heitä koskevien ympäristölakien, viranomaisvaatimusten ja lupien noudattamista ja ympäristövastuullista toimintaa.

Rohkaisemme toimittajiamme käyttämään ympäristöjohtamisjärjestelmää ja vähentämään toiminnasta aiheutuvia kielteisiä ympäristövaikutuksia. Lisäksi suosittelemme heitä asettamaan omalle toiminnalleen kasvihuonekaasujen päästövähennystavoitteet.

Sosiaaliset vaatimukset

Edellytämme toimittajiltamme toimialan paikallisten työehtosopimusten sekä kansallisen työlainsäädännön ja ILO:n sopimusten noudattamista sen mukaan, mitkä säännökset parhaiten turvaavat työntekijäin oikeudet.

uotea odottaa toimittajan myös noudattavan YK:n Global Compact -aloitteen periaatteita toiminnassaan. Toimittajiemme tulee sitoutua kunnioittamaan kansainvälisesti tunnustettuja ihmisoikeuksia kaikessa toiminnassaan ja edistämään niiden toteutumista sekä taata työntekijöilleen terveelliset ja turvalliset työolot. Mikäli havaitsemme toimittajiemme esivalinnassa, toiminnassa tai toimintaympäristössä riskejä, joihin haluamme tarkemman selvityksen, pyydämme toimittajalta selvityksen tai varmistamme asian katselmoinnin tai auditoinnin avulla.

Toimittajien valinta ja seuranta

Käymme hankintaperiaatteemme läpi merkittävien toimittajiemme kanssa ennen yhteistyön aloittamista. Ostoehdoissamme ja –sopimuksissamme määritämme tarkemmin tuoteryhmäkohtaiset vaatimuksemme toimittajille.

Toimittajien valinnassa ja seurannassa käytämme seuraavia menetelmiä:

• toimittajakyselylomake ja itsearviointi, jossa selvitetään yrityksen ympäristö-, laatu- ja työturvallisuusasioiden hoitamisen tasoa
• katselmus tai toimittaja-auditointi
• toimittajien kilpailukykyyn ja taloudenpitoon liittyvät tiedot

Käytämme menetelmien valinnassa tarkoituksenmukaisia keinoja. Näiden menetelmien avulla pyrimme varmistamaan, että toimittajamme tukevat kiinteistöpalveluiden laatua, vastuullisuutta ja jatkuvaa kehitystä.

Rikkomukset

Mikäli havaitsemme toimittajamme toimivan näiden periaatteiden vastaisesti, pyydämme toimittajaa esittämään meille korjaustoimenpideohjelman ja toteuttamaan sen määritetyssä aikataulussa. Mikäli toimittaja ei pysty vaadittuihin parannuksiin, lopetamme yhteistyön toimittajan kanssa. Luotea ei hyväksy minkäänlaisia väärinkäytöksiä ja toivoo saavansa tiedon kaikista epäilyistä viipymättä oman ilmoituskanavansa kautta.

Periaatteiden hyväksyminen

Hankintaperiaatteet omistaa Luotean toimitusketjun johtaja ja ne koskevat koko Luotea-konsernia.

Nämä periaatteet on hyväksynyt Luotean johtoryhmä joulukuussa 2025 ja ne tulevat voimaan välittömästi. Periaatteet päivitetään kahden vuoden välein. Seuraava suunniteltu päivitys on vuonna 2027.

Takaisin ylös

Hankinnan vieraanvaraisuutta ja lahjoja koskeva ohje

Luotea Oyj:n (”Luotea”) yleiset lahjontaa ja korruptiota koskevat periaatteet on kuvattu Luotean Tapa toimia -ohjeessa eli eettisissä periaatteissa ja ne koskevat Luotean koko henkilöstöä. Hankinnan vieraanvaraisuutta ja lahjoja koskeva ohje täsmentää Tapa toimia -ohjeen menettelytapoja toimittajayhteistyössä.

Hankinnan vieraanvaraisuutta ja lahjoja koskeva ohje koskee kaikkia Luotean toimihenkilöitä ja työntekijöitä, jotka tekevät työssään ostoja tai hankintoja mukaan luettuna Luotean konsernin ja toimialojen johtoryhmät.

Määritelmät

Lahja

Lahja tarkoittaa mitä tahansa aineellista tai aineetonta etuutta, jolla on vastaanottajalleen välitöntä tai välillistä taloudellista arvoa.  Lahja on aina kertaluonteinen eikä toistu säännöllisesti vuoden aikana.

Vieraanvaraisuus

Vieraanvaraisuus käsittää pääasiassa maksuttomina tarjottavia tai vastaanotettavia, koulutus- tai verkostoitumistilaisuuksia, aterioita, juomia sekä muuta vastaavaa kestitsemistä.

Vieraanvaraisuutta ovat muun muassa toimittajalounaat ja -illalliset, ruoka- ja juomatarjoilu koulutus- ja asiakastilaisuuksien yhteydessä sekä vastikkeettomat matkat ja viihdetapahtumat, kuten urheilu-, kulttuuri-, tai vastaavat tapahtumat.

Hankinnan yhteistyökumppani

Hankinnan yhteistyökumppanilla tarkoitetaan kaikkia Luotean toimittaja ja muita hankinnan sidosryhmiä.

Lahjojen, vieraanvaraisuuden tai matkojen vastaanottaminen tai antaminen

Yleiset periaatteet

Luotealainen voi vastaanottaa toimittajalta kertaluonteisesti alle 50 euron arvoisen lahjan tai 150 euron vieraanvaraisuuden. Vuositasolla samalta toimittajalta tulevien lahjojen suuruus ei saa ylittää 100 euroa. Vastaavat rajat koskevat toimittajalahjojen antamista hankinnan ja ostojen osalta.

Kilpailutustilanteissa tai muun yhteistyö- tai sopimusneuvottelun aikana ei saa antaa tai vastaanottaa mitään lahjoja tai vieraanvaraisuutta.

Hyväksyttävät lahjat ja vieraanvaraisuus:

• Voidaan vastaanottaa tai antaa avoimesti muiden läsnä ollessa
• Annetaan ilman velvoitteita ja odotuksia
• Ovat hyvän tavan mukaisia, kohtuullisia ja kestävät julkisen tarkastelun
• Eivät ole rahan muodossa tai siihen rinnastettava etuus
• Eivät ole tarkoitettuja perheenjäsenille tai lähipiirille
• Ovat satunnaisia, eivät toistu

Toimittaja- ja edustustilaisuudet sekä matkat

Erilaisiin tilaisuuksiin osallistuminen on sallittua, kunhan tilaisuus tukee Luotean toimintaa tai vahvistaa toimittajasuhteita. Vieraanvaraisuuden on oltava hyväksyttävää, perusteltua, eikä se saa herättää epäilyksiä Luotean toiminnan asianmukaisuudesta.

Kaikkiin yhteistyötahojen, kuten toimittajien tai alihankkijoiden, tarjoamiin tapahtumiin osallistumiseen, joihin kuuluu matkustamista tai yöpymistä, on pyydettävä lupa toimitusketjun johtajalta tai oman toimialan toimialajohtajalta. Luotea maksaa tällaisessa tilanteessa osallistujan matkat ja majoituksen. Tapahtuman kutsujan on osallistuttava tilaisuuteen.

Yhteistyökumppaneille järjestettävien tilaisuuksien, kuten toimittajapäivien tulee olla huolellisesti suunniteltuja, tukea Luotean toimintaa ja sisältää asiaohjelmaa. Tilaisuuteen tulee kutsua samanaikaisesti useita yhteistyökumppaneita.Näiden ohjeiden lisäksi toiminnassa noudatetaan Luotean lahjonnan vastaista ohjetta.

Lahjoja, vieraanvaraisuutta ja matkoja koskeva hyväksymisprosessi

Mikäli lahjan, vieraanvaraisuuden tai matkan arvo ylittää 50 €, tulee se erikseen kirjallisesti hyväksyttää toimialajohdossa tai konsernissa toimitusketjun johtajalla. Konsernin johtoryhmässä ylin hyväksyntätaso on toimitusjohtaja.

Lahjoja, vieraanvaraisuutta ja matkoja koskeva koulutus

Luotean on tunnistanut ns. kriittisen ryhmän, jotka erityisesti tekevät hankintoja Luotealla. Näiltä Luotealaisilta edellytetään säännöllistä suoritusta Tapa toimia -verkkokurssista sekä lahjontaa ja korruptiota koskevasta verkkokurssista. Koulutuskattavuutta seurataan Luotean hankintaorganisaatiossa sekä raportoidaan osana Luotean vuosiraporttia.

Epäiltyjen rikkeiden käsittely

Epäillyistä rikkeistä voi ilmoittaa Luotean ilmoituskanavan kautta, jolloin nämä käsitellään Luotean vakioidun käsittelymenettelyn mukaisesti. Rikkomuksesta voidaan asettaa Luotealaiselle seuraamuksia riippuen rikkomuksen vakavuudesta.

Vastuut

Hankinnan lahjoja ja vieraanvaraisuutta koskeva ohje koskee koko henkilöstöä ja kaikkia Luotean toimialoja. Sen on hyväksynyt Luotea Oyj:n toimitusjohtaja sekä johtoryhmä joulukuussa 2025. ja ne tulevat voimaan välittömästi. Periaatteet päivitetään kahden vuoden välein. Seuraava suunniteltu päivitys on vuonna 2027. 

Vastuu ohjeen päivittämisestä ja seurannan kehittämisestä on Luotean toimitusketjun johtajalla. Vastuu ohjeen toteuttamisesta kuuluu kaikille Luotealaisille. Luotean toimialat ja yksiköt vastaavat ohjeen toteutuksesta ja tarvittavasta resursoinnista omassa toiminnassaan.

Ohje koskee seuraavia Luotean konserniyhtiöitä:

• Luotea Oyj
• Luotea Kiinteistöhuolto Oy
• Luotea Kiinteistötekniikka Oy
• Luotea Siivous Oy
• Luotea FM AB
• Luotea Service AB

Takaisin ylös

Tietosuojapolitiikka

Tietosuoja osana Luotean toimintaa

Tietosuojapolitiikka määrittelee Luotealla sisäisesti hyväksytyt tietosuojaperiaatteet asiakkaiden, yhteistyökumppaneiden ja muiden sidosryhmien sekä työntekijöiden ja työnhakijoiden henkilötietojen käsittelemiseksi. Tietosuojapolitiikalla ja politiikasta johdetuilla toimintokohtaisilla tietosuojaohjeistuksilla pyrimme varmistamaan henkilötietojen lainmukaisen käsittelyn ja asianmukaisen tietosuojan tason. Tietosuojasta huolehtiminen on osa Luotean compliance-toimintaa ja vastuullisia toimintaperiaatteita.

Ole yhteydessä lakiasioihin, jos sinulla on kysyttävää tietosuoja-asioihin liittyen.

Henkilötietojen käsittely

Keskeiset käsitteet

Henkilötiedolla tarkoitetaan kaikenlaisia henkilöä taikka hänen ominaisuuksiaan kuvaavia tietoja, jotka voidaan tunnistaa häntä koskeviksi. Henkilötietoja ovat muun muassa henkilön nimi, henkilötunnus, syntymäaika, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, sijaintitieto, kuva, video, IP-osoite ja evästetieto, mikäli tieto voidaan yhdistää henkilöön. Henkilötietona ei pidetä sellaisia tietoja, joiden avulla henkilöä ei voida tunnistaa. Tällaisia tietoja voivat olla esimerkiksi erilaiset tilastotiedot.

Arkaluonteisilla tiedoilla tarkoitetaan tietoja, jotka kuvaavat henkilön rotua tai etnistä alkuperää, poliittisia mielipiteitä, uskonnollista tai filosofista vakaumusta, ammattiliittoon kuulumista, seksuaalista suuntautumista, terveydentilaa, sairautta tai vammaisuutta taikka rikollista tekoa, rangaistusta tai muuta rikoksen seuraamusta.

Rekisteröity on henkilö, jonka henkilötietoja on tallennettu henkilörekisteriin ja jonka tietoja käsitellään.

Henkilötietojen käsittelyllä tarkoitetaan kaikenlaisia toimenpiteitä, joita kohdistetaan henkilötietoihin joko automaattista tietojenkäsittelyä hyödyntäen tai manuaalisesti. Henkilötietojen käsittelyä ovat henkilötietojen kerääminen, tallentaminen, järjestäminen, jäsentäminen, säilyttäminen, muokkaaminen, haku, käyttö, siirtäminen, luovuttaminen, poistaminen ja hävittäminen.

Henkilörekisterillä tarkoitetaan käyttötarkoituksensa vuoksi yhteenkuuluvista merkinnöistä muodostuvaa henkilötietoja sisältävää tietojoukkoa, jota käsitellään automaattisen tietojenkäsittelyn avulla taikka joka on järjestetty paperiseen muotoon siten, että yksittäistä henkilöä koskevat tiedot voidaan löytää helposti ja ilman kohtuuttomia kustannuksia. Irralliset muistiinpanot eivät yleensä muodosta henkilörekisteriä tai ole osa sitä. Kaikki samaan käyttötarkoitukseen (esimerkiksi asiakassuhteen hoitamista varten) käsiteltävät henkilötiedot kuuluvat samaan henkilörekisteriin riippumatta siitä, miten ja mihin tiedot on tallennettu.

Rekisterinpitäjä tarkoittaa yritystä tai yhteisöä, joka määrää henkilötietojen käsittelytavoista ja -tarkoituksista ja jonka käyttöön henkilörekisteri perustetaan. Rekisterinpitäjä on ensisijaisessa vastuussa siitä, että henkilötietoja käsitellään tietosuojalainsäädännön vaatimusten mukaisesti. Luotea on rekisterinpitäjä esimerkiksi työntekijöidensä, työnhakijoidensa sekä yhteistyökumppaniensa ja yritysasiakkaidensa päättäjien ja yhteyshenkilöiden henkilötietojen osalta.

Käsittelijä on toimeksianto-, alihankinta- tai yhteistyösuhteessa henkilötietojen käsittelyyn osallistuva taho, joka käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun. Henkilötietojen käsittelijöitä voivat olla esimerkiksi markkinointipalvelujen tarjoajat, IT- ja pilvipalveluiden tarjoajat tai henkilöstöpalvelujen tarjoajat silloin, kun ne käsittelevät henkilötietoja Luotean toimeksiannosta.

Noudatettavat periaatteet henkilötietojen käsittelyssä

Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan Luotean tietosuojapolitiikkaa, ohjeistuksia ja tietosuojalainsäädäntöä. Luotealla noudatamme kaikessa henkilötietojen käsittelyssä seuraavia periaatteita:

Henkilötietojen käsittelyn suunnittelu

Henkilötietojen käsittely suunnitellaan etukäteen ja jo tietojen keräämistä suunniteltaessa noudatetaan Luotean tietosuojapolitiikkaa, ohjeistuksia ja tietosuojalainsäädäntöä. Esimerkiksi kehitettäessä ja suunniteltaessa sovelluksia ja palveluja, jotka perustuvat henkilötietojen käsittelyyn tai jotka käsittelevät henkilötietoja, taikka suunniteltaessa uusia käsittelytapoja, kyseisestä projektista, hankkeesta tai muutoksesta vastaava taho huolehtii aina dokumentoidusti siitä, että rekisteröidyn yksityisyys kyetään suojaamaan asianmukaisesti ottaen huomioon kerättävät henkilötiedot ja suojan tarve. Projektin ja hankkeen asianmukaisessa dokumentoinnissa sekä henkilötietojen elinkaaren suunnittelussa lakiasiat auttaa tarvittaessa.

Lainmukaisuus, asianmukaisuus ja läpinäkyvyys

Varmistamme, että henkilötietojen käsittely on lainmukaista, asianmukaista ja rekisteröidyn kannalta läpinäkyvää. Informoimme rekisteröityjä muun muassa siitä, millaisia henkilötietoja heistä kerätään, mitä käyttötarkoitusta varten henkilötietoja kerätään, mistä henkilötietoja kerätään ja mihin tietoja luovutetaan. Laadimme jokaisesta henkilörekisteristä tietosuojaselosteen ja huolehdimme siitä, että henkilötietojen käsittelystä informoidaan rekisteröityjä oikea-aikaisesti.

Tiedot Luotean olemassa olevista henkilörekistereistä ja niiden tietosuojaselosteista löytyvät intranetistä. Henkilötietoja ei kerätä tai käsitellä ilman asianmukaista oikeusperustaa. Lainmukaisia käsittelyedellytyksiä ovat muun muassa rekisteröidyn antama suostumus, Luotean lakisääteinen velvoite, Luotean oikeutetun edun toteuttaminen taikka sellaisen sopimuksen täytäntöönpano, jossa rekisteröity on osapuolena.

Rekisteröidyn oikeuksien kunnioittaminen

Varmistamme, että informoimme rekisteröityä asianmukaisesti ja oikea-aikaisesti henkilötietojen käsittelystä sekä rekisteröidyn henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä oikeuksista. Rekisteröidyn oikeuksiin kuuluvat muun muassa oikeus tarkastaa tiedot, oikeus vaatia tietojen oikaisua, oikeus vaatia tietojen poistamista, oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen sekä oikeus vastustaa ja rajoittaa henkilötietojen käsittelyä.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä tietoja olemme hänestä keränneet ja tallettaneet Luotean henkilörekistereihin. Rekisteröity voi myös vaatia virheellisten tietojen korjaamista tai häntä koskevien tietojen poistamista.

Varmistamme toiminnassamme, että rekisteröityjen oikeuksista huolehditaan ja että rekisteröityjen esittämiin pyyntöihin vastataan viipymättä.

Käyttötarkoitussidonnaisuus

Keräämme henkilötietoja vain tiettyä ja etukäteen määritettyä käyttötarkoitusta varten, emmekä käytä tietoja muihin tarkoituksiin. Henkilötietojen aiottu käyttötarkoitus määritellään jo tietojen keräämistä suunniteltaessa ja ne kuvataan tietosuojaselosteissa.

Tietojen minimointi

Keräämme ja käsittelemme vain asianmukaisia ja olennaisia henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia ko. käyttötarkoitusta varten. Kerättävät tiedot eivät saa olla liian laajoja suhteessa niihin tarkoituksiin, joita varten niitä käsitellään. Erityisesti arkaluontoisten tietojen kerääminen ja käsittely pidetään niin rajoitettuna kuin mahdollista.

Tietojen päivitys ja virheiden korjaaminen

Emme käsittele virheellisiä tai vanhentuneita henkilötietoja. Pyrimme varmistamaan, että henkilötietojen käsittelytarkoituksiin nähden virheelliset tai epätarkat henkilötiedot päivitetään tai poistetaan viipymättä. Käytettävien tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus pyritään varmistamaan esimerkiksi rekisteröidyltä itseltään tai luotettavista lähteistä (kuten Väestörekisterikeskuksesta).

Henkilötietojen säilytysajat ja hävittäminen

Säilytämme henkilötietoja ainoastaan niin kauan, kun se on käyttötarkoituksen kannalta tarpeellista. Ennen henkilötietojen käsittelyn aloittamista määrittelemme kerättäville henkilötiedoille säilytysajat tai kriteerit sille, miten säilytysaika määräytyy. Kun tiedot eivät ole enää käyttötarkoituksensa vuoksi tarpeellisia, tuhoamamme henkilötiedot tai siirrämme ne arkistoon. Luotealla käsiteltävien henkilötietojen ja henkilötietoja sisältävien asiakirjojen säilytysajat on kuvattu tietosuojaselosteissa.

Tietoturva ja luottamuksellisuus

Pyrimme varmistamaan henkilötietojen asianmukaisen tietoturvan esimerkiksi suojautumalla luvattomalta ja lainvastaiselta käsittelyltä sekä tietojen tuhoutumiselta käyttämällä asianmukaisia teknisiä tai organisatorisia toimia. Tekniset ja organisatoriset toimenpiteet tarkoittavat erilaisia suojatoimenpiteitä, joilla huolehditaan sekä sähköisessä että paperimuodossa olevien henkilötietojen tietoturvasta. Tällaisia ovat esimerkiksi henkilöstön koulutus ja ohjeistaminen, salassapitositoumukset, pääsyoikeuksien hallinta, käytönvalvonta, tietojärjestelmien tietoturva ja tekniset rajoitukset, auditoinnit, tarkastus- ja valvontajärjestelmät, tietojen salaus sekä tietojen anonymisointi ja pseudonymisointi.

Rajoitamme pääsyn sekä sähköisessä että paperisessa muodossa oleviin henkilötietoihin ainoastaan henkilöille, joilla on tarve työtehtäviensä vuoksi käsitellä kyseessä olevia henkilötietoja.

Tietoturvallisuuden keskeisimmät vastuut ja velvollisuudet sekä tietoturvallisuuden vähimmäisvaatimukset on kuvattu Luotean tietoturvapolitiikassa sekä siihen liittyvissä ohjeistuksissa.

Rekisterinpitäjän vastuu ja osoitusvelvollisuus

Arvioimme säännönmukaisesti henkilötietojen käsittelyyn liittyviä prosesseja sekä niihin liittyviä riskejä erityisesti rekisteröityjen oikeuksien toteutumisen näkökulmasta ja huolehdimme siitä, että toteutetut toimenpiteet ovat riittäviä tietosuojan toteuttamiseksi. Huolehdimme tietosuojadokumentaation asianmukaisuudesta ja ajantasaisuudesta, jotta voimme osoittaa tietosuojavelvoitteiden toteutumisen toiminnassamme esimerkiksi valvontaviranomaisen tarkastuksen yhteydessä.

Tietojen käsittely Luotean toimeksiannosta ja tietojenkäsittelysopimukset

Siirtäessämme henkilötietoja ulkopuoliselle taholle käsiteltäväksi selvitämme aina etukäteen, millä perusteella tietoja siirretään. Mikäli ulkopuolinen taho (esimerkiksi palveluntarjoaja, yhteistyökumppani tai IT-toimittaja) käsittelee henkilötietoja Luotean toimeksiannosta, on kyseessä henkilötietojen käsittelyn ulkoistus.

Henkilötietojen ulkoistamista on esimerkiksi tietojenkäsittely- tai pilvipalveluiden ostaminen palveluntarjoajalta. Tällöin teemme palveluista ja henkilötietojen käsittelystä kirjallisen sopimuksen, jossa sovitaan muun muassa siitä, miten palveluntarjoaja (käsittelijä) käsittelee henkilötietoja Luotean (rekisterinpitäjän) lukuun ja toimeksiannosta.

Tietojen käsittelyn ulkoistuksessa ensisijainen vastuu tietojen käsittelystä säilyy Luotealla ja siksi huolehdimme, että sopimuksessa sovitaan toimeksiannon laajuudesta sekä tietosuoja- että tietoturvavaatimuksista. Palveluntarjoajalla ei ole oikeutta toimeksisaajana käsitellä tietoja omiin käyttötarkoituksiin tai yhdistää niitä omiin henkilörekistereihinsä. Palveluntarjoajalla myönnetään oikeus käsitellä tietoja vain toimeksiannon edellyttämässä laajuudessa ja noudattaen Luoteaan (rekisterinpitäjän) ohjeita.

Palveluntarjoaja vastaa henkilötietojen käsittelystä sopijaosapuolten välillä tehtävän toimeksiantosopimuksen mukaisesti. Henkilötietojen käsittelijän suorittamasta käsittelystä on sovittava kirjallisella sopimuksella. Tätä tarkoitusta varten Luotea on laatinut henkilötietojen käsittelyä koskevan sopimusliitteen, joka voidaan liittää palveluntarjoajan kanssa solmittavaan palvelu- tms. sopimukseen. Henkilötietojen käsittelysopimuksen sisältö ja laajuus riippuvat käsittelyn kohteena olevien henkilötietojen tyypistä, käsittelyn laajuudesta ja riskiarviosta. Ota tarvittaessa yhteys lakiasioihin.

Tietojen siirrot EU/ETA-alueen ulkopuolelle

EU:n ja ETA-alueen sisäpuolella on sallittua siirtää henkilötietoja maasta toiseen. Tällöinkin huolehdimme siitä, että henkilötietojen käsittelyn yleisiä periaatteita noudatetaan. Henkilötietoja voi olla tarpeen siirtää EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle esimerkiksi siirrettäessä henkilötietoja Luotea-konsernin sisällä yhtiöstä toiseen tai ulkopuolisille palveluntarjoajalle.

Kyseessä on henkilötietojen siirto esimerkiksi silloin, kun palvelin, jossa henkilötietoja säilytetään, sijaitsee EU:n tai ETA-alueen ulkopuolella taikka kun EU:n tai ETA-alueen ulkopuolella sijaitsevalla palveluntarjoajalla tai Luotea-konserniyhtiöllä on tekninen pääsy EU-alueella sijaitsevaan, henkilötietoja sisältävään palvelimeen (esimerkiksi ylläpidon, huollon tai viankorjauksen toteuttamista varten).

Siirtäessämme henkilötietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle huolehdimme henkilötietojen käsittelyn yleisten periaatteiden lisäksi siitä, että riittävä tietosuojan taso toteutuu myös siirron kohteena olevassa maassa. Siirron kohteena olevasta maasta riippuen riittävä tietosuojan taso voidaan taata esimerkiksi solmimalla siirronsaajan kanssa sopimus käyttäen EU:n komission mallisopimuslausekkeita.

Tietoturva ja henkilöturvaloukkaus

Pyrimme turvaamaan henkilötiedot tietoturvaloukkauksilta, eli vahingossa tapahtuvalta tai lainvastaiselta tuhoamiselta, hävittämiseltä, muuttamiselta, luvattomalta luovuttamiselta tai pääsyltä tietoihin. Luotea on määritellyt prosessin, jota noudatamme henkilötietoturvaloukkauksien osalta.  Jokainen on velvollinen viipymättä ilmoittamaan Luotean toiminnassa havaitsemistaan tietoturvaloukkauksista erillisen ohjeistuksen mukaisesti.

Arvioimme toiminnassamme säännönmukaisesti henkilötietojen käsittelyyn liittyviä riskejä sekä toimimme havaittujen riskien lieventämiseksi ottaen huomioon uusin tekniikka ja toteuttamiskustannukset suhteessa tietojenkäsittelyn riskeihin ja suojeltavien henkilötietojen luonteeseen. Tällä tavoin varmistamme asianmukaisen turvallisuustason.

Huolehdimme henkilötietojen suojaamisesta kaikissa käsittelyn vaiheissa niiden elinkaaren ajan eli alkaen tietojen keräämisestä ja päättyen tietojen poistoon tai tuhoamiseen. Henkilötietojen käsittelyn turvallisuus edellyttää esimerkiksi kykyä taata tietojärjestelmien ja palveluiden jatkuva luottamuksellisuus, eheys, käytettävyys ja vikasietoisuus sekä kykyä palauttaa tietojen saatavuus ja pääsy tietoihin nopeasti fyysisen tai teknisen vian sattuessa. Henkilötietojen suojaaminen edellyttää myös tietojenkäsittelyn säännönmukaista seurantaa ja valvontaa.

Luotean työntekijöille tarjotaan ohjeistusta ja koulutusta tietoturva-asioissa. Kaikkien työntekijöiden tulee tuntea työtehtäviinsä liittyvät tietoturvavelvoitteet ja noudattaa niitä. Jokainen on velvollinen noudattamaan Luotean tietoturvapolitiikkaa ja -ohjeistusta.

Organisointi ja vastuut

Tietosuojasta huolehtiminen on olennainen ja kiinteä osa Luotean liiketoimintaa. Tietosuoja- ja tietoturvan hallintomalli on kuvattu tarkemmin erillisessä hallintomallikuvauksessa. Ylin vastuu tietosuojalainsäädännön ja tämän tietosuojapolitiikan noudattamisesta on toimitusjohtajalla.

Lakiasiainjohtaja on vastuussa tietosuojalainsäädännön, tämän tietosuojapolitiikan ja Luotean tietosuojaohjeistuksen noudattamisen hallinnoinnista. Luotean tietohallinto vastaa tietoturvan kehittämisestä ja valvonnasta.

Luotean työntekijöille tarjotaan ohjeistusta ja koulutusta tietosuoja-asioissa. Kaikkien työntekijöiden tulee tuntea työtehtäviinsä liittyvät tietosuojavelvoitteet ja noudattaa niitä.

Seuraamukset

Luotea on velvollinen korvaamaan rekisteröidylle vahingon, joka on aiheutunut henkilötietojen lainvastaisesta käsittelystä. Tietosuojavelvoitteiden rikkomisesta voi olla seurauksena myös valvontaviranomaisten määräämät sakot, jotka ovat enimmillään 20 miljoonaa euroa tai 4 % Luotean globaalista kokonaisliikevaihdosta. Lisäksi tietosuojan laiminlyönti voi johtaa rikosoikeudelliseen vastuuseen.

Henkilötietojen käsittelyä koskevien lakien, tämän tietosuojapolitiikan tai Luotean tietosuojaohjeistuksen vastainen toiminta katsotaan tietosuojaa vaarantavaksi toiminnaksi, josta voi seurata työoikeudellisia seurauksia.

Tietosuojapolitiikan vahvistaminen

Luotea Oyj:n hallitus on vahvistanut tämän politiikan xx.xx.2025.

Takaisin ylös

Tiedonantopolitiikka

Tiedonantopolitiikassa määritellään toimintaperiaatteet ja -tavat, joiden mukaisesti Luotea Oyj (Luotea) kommunikoi pääomamarkkinoiden kanssa. Tiedonantopolitiikan hyväksyy yhtiön hallitus.

Sijoittajaviestinnän tavoitteet ja periaatteet

Luotean osakkeet on listattu Nasdaq Helsinki Oy:ssä. Luotea noudattaa tiedottamisessaan ja sijoittajaviestinnässään soveltuvaa EU-lainsäädäntöä, Suomen lainsäädäntöä, NASDAQ Helsingin sääntöjä, Euroopan arvopaperimarkkinaviranomaisen (ESMA) ja Finanssivalvonnan määräyksiä ja ohjeita sekä Luotean sisäisiä ohjeita.

Luotean sijoittajaviestinnän tavoitteena on välittää pääomamarkkinoille oikeaa ja merkityksellistä tietoa, joka tukee yhtiön osakkeen oikeaa hinnanmuodostusta ja julkaistaan samanaikaisesti kaikille markkinaosapuolille. Julkistettavan tiedon tulee olla paikkansa pitävää, johdonmukaista, luotettavaa ja oikea-aikaista, eikä se saa olla harhaanjohtavaa.

Kaikki tiedot julkaistaan suomeksi ja englanniksi.

Taloudellinen raportointi

Luotean tilikausi on kalenterivuosi. Luotea julkistaa tilinpäätöstiedotteen, puolivuosikatsauksen ja kaksi osavuosikatsausta ennen edellisen tilikauden päättymistä ilmoitetun aikataulun mukaisesti. Lisäksi Luotea julkaisee tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen sekä hallinnointikoodin nojalla CG-selvityksen sekä palkka- ja palkkioselvityksen.

Tulevaisuuden näkymät

Luotea esittää tilinpäätöstiedotteessa, puolivuosikatsauksessa ja osavuosikatsauksissa kuluvaa tilikautta koskevan sanallisen arvion liikevaihdon ja oikaistun EBITA-liikevoiton kehityksestä. Luotea antaa vain koko tilikautta koskevia arvioita.

Tulosvaroitus

Luotea julkistaa tulosvaroituksen, mikäli yhtiö voi kohtuudella arvioida, että sen tulevaisuuden näkymät ovat muuttuneet aikaisemmin julkaistusta arviosta ja että muutoksella olisi todennäköisesti huomattava vaikutus Luotean osakkeen tai muiden rahoitusvälineiden hintaan. Muutosta arvioidaan suhteessa viimeksi julkistettuun taloudelliseen katsaukseen.

Tulosvaroituksen antamisesta päättää ensi sijassa hallitus. Mikäli hallitusta ei saada päätösvaltaiseksi riittävän nopeasti, tulosvaroituksen antamisesta päättää hallituksen puheenjohtaja tai toimitusjohtaja, jotka pyrkivät keskustelemaan mahdollisimman monen hallituksen jäsenen kanssa ennen tiedotteen julkistamista. Tulosvaroitus annetaan pörssitiedotteena, ja tiedotteeseen sisällytetään myös aiemmin julkistetut tulevaisuuden näkymät. Tulosvaroituksen antamista ei voi lykätä.

Pörssitiedotteet ja lehdistötiedotteet

Pörssitiedotteella annetaan kaikille markkinaosapuolille samanaikaisesti tieto kaikista sellaisista tosiseikoista, asioista ja olosuhteista, joilla Luotea uskoo olevan todennäköisesti huomattava vaikutus Luotean osakkeen ja muiden rahoitusvälineiden hintaan. Pörssitiedotteella julkaistaan myös sellainen säännelty tieto, joka edellytetään julkaistavan pörssitiedotteella (kuten johdon liiketoimet yhtiön rahoitusvälineillä, kutsu yhtiökokoukseen ja yhtiökokouksen päätökset sekä liputusilmoitukset), vaikka tällainen tieto ei sisältäisikään rahoitusvälineiden hintaan vaikuttavaa tietoa.

Esimerkiksi seuraavilla tiedoilla voi todennäköisesti olla huomattava vaikutus Luotean osakkeen ja muun rahoitusvälineen hintaan: merkittävät investoinnit ja yrityskaupat, merkittävä liiketoiminnan uudelleen suuntaaminen tai uusi yhteistyöjärjestely, merkittävän oikeudellisen prosessin vireille tulo tai siinä annettu päätös sekä merkittävä viranomaisen tekemä päätös tai yhteisyritystä koskeva tieto.

Osana edellä mainitun merkittävän järjestelyn tai muun tapahtuman valmistelua yhtiössä tehdään tapauskohtainen, kuhunkin yksittäistapaukseen liittyviin seikkoihin ja olosuhteisiin perustuva arviointi siitä, onko kyseessä sisäpiirintieto ja täyttyvätkö siinä tapauksessa tiedon julkistamisen lykkäämisen edellytykset. Arvion sekä tarvittaessa päätöksen sisäpiirihankkeen perustamista ja tiedon julkistamisen lykkäämisestä tekee hallitus tai toimitusjohtaja taikka heidän valtuuttamansa taho talousjohtajan ja lakiasiainjohtajan suosituksen perusteella. Hankkeen toteutuessa Luotea julkistaa pörssitiedotteella tiedon, jonka julkistamista on lykätty ja antaa ilmoituksen tiedon julkistamisen lykkäämisestä Finanssivalvonnalle.

Sijoittajauutisena julkistetaan Luotean liiketoimintaan liittyviä merkittäviä tapahtumia, jotka eivät täytä pörssitiedottamiselle asetettuja kriteerejä, mutta joilla arvioidaan olevan yleistä mielenkiintoa sijoittajien keskuudessa.

Mediatiedotteena sekä yhtiön verkkosivuilla julkistetaan uutisia, jotka eivät täytä pörssitiedotteen edellytyksiä, mutta joilla Luotea arvioi olevan uutisarvoa tai herättävän yleistä mielenkiintoa sidosryhmien keskuudessa.

Edellä mainitun lisäksi lehdistötiedotteena sekä yhtiön internetsivuilla julkistetaan uutisia, jotka eivät täytä pörssitiedotteen edellytyksiä, mutta joilla Luotea arvioi olevan uutisarvoa tai herättävän yleistä mielenkiintoa sidosryhmien keskuudessa.

Kaikki julkaisut ja taloudelliset raportit ovat saatavilla Luotean internetsivuilla vähintään viiden vuoden ajan julkistamisesta.

Huhut, markkinaspekulaatiot ja tietovuodot; kriisiviestintä

Luotea ei kommentoi markkinahuhuja, tiedotusvälineiden esittämiä spekulaatioita, osakkeen hintakehitystä, kilpailijoiden tai asiakkaiden toimia tai analyytikoiden ennusteita. Yhtiö ei myöskään kommentoi julkaisemattomia eikä keskeneräisiä liiketoimia.

Mikäli sisäpiiritieto, jonka julkistamista on lykätty, on vuotanut ennen tiedon julkistamista, sen luottamuksellisuutta ei pystytä enää takaamaan taikka tiedon julkistamisen lykkäämisen edellytykset eivät muuten täyty, Luotea julkistaa asiasta viipymättä pörssitiedotteen.

Tilanteessa, jossa huhu liittyy selvästi sisäpiirintietoon, jonka julkistamista on lykätty ja on riittävän täsmällinen osoittamaan, että kyseisen tiedon luottamuksellisuutta ei enää pystytä takaamaan, Luotea julkistaa asiasta pörssitiedotteen mahdollisimman pian.

Kriisitilanteissa toimitaan yhtiön kriisiviestintäohjeen mukaisesti.

Vastuut ja lausunnonantajat

Luotean toimitusjohtaja ja talousjohtaja ovat vastuussa yhteyksistä sijoittajiin, osakkeenomistajiin ja analyytikoihin. Hallitukselle tulevat kyselyt pääomamarkkinaosapuolilta ohjataan hallituksen puheenjohtajalle. Tarvittaessa puheenjohtaja joko vastaa niihin tai ohjaa ne toimitusjohtajalle.

Muilla henkilöillä ei ole oikeutta antaa yhtiön taloutta koskevia lausuntoja. Vastuuhenkilöiden yhteystiedot löytyvät yhtiön sijoittajasivuilta. Tiedottamista ja yhteydenpitoa pääomamarkkinoihin koordinoi talousjohtajan alaisuudessa oleva sijoittajaviestintä. Tapauskohtaisesti sijoittajasuhdetoimintoon voi osallistua myös muita yhtiön edustajia.

Toimintatavat sijoittaja- ja analyytikkotapaamisissa

Luotea järjestää tiedotustilaisuuden analyytikoille ja sijoittajille tilinpäätöstiedotteen, puolivuosikatsauksen ja osavuosikatsausten julkistamisen yhteydessä. Sijoittajia tavataan myös analyytikko- ja sijoittajatapaamisissa, analyytikoiden ja sijoittajien vierailuilla yhtiössä ja pankkiiriliikkeiden järjestämissä roadshow-tilaisuuksissa.