Ilmoituskanava

Ilmoituskanavassa voi ilmoittaa kaikista Luotean toimintaan liittyvistä väärinkäytösepäilystä, jotka liittyvät lainsäädännön vastaiseen toimintaan taikka esimerkiksi Luotean Tapa Toimia -ohjeen tai Toimittajan Tapa Toimia -ohjeen rikkomiseen. Ilmoituskanavaa ei ole tarkoitettu esimerkiksi reklamaatioita tai tietoturvaloukkauksia varten, vaan ne tulee ilmoittaa niille varattuihin kanaviin, jotta pystymme varmistamaan niiden mahdollisimman ripeän käsittelyn:

•    Asiakaspalaute ja reklamaatiot: www-sivujen palautekanavat.

•    Tietoturvaloukkaukset ja niiden epäilyt: tietosuoja[at]luotea.com

Työsuhde- ja henkilöstöasioissa ilmoitukset tehdään pääsääntöisesti omalle esihenkilölle, esihenkilön esihenkilölle tai konsernin henkilöstöhallinnon edustajalle. Mikäli tämä ei tunnu mahdolliselta, ilmoituksen voi tehdä ilmoituskanavan kautta.

Voit jättää ilmoituksen Whistleblowing-verkkopalvelun kautta. Ilmoituksen voi tehdä nimettömästi tai nimen kanssa. Nimen ja yhteystietojen jättäminen auttaa väärinkäytösepäilyn tehokkaammassa tutkinnassa ja edistää tutkinnassa mukana olevien henkilöiden oikeusturvan toteutumista.
Jos tahdot keskustella puhelimitse asiasta tai toivot henkilökohtaista tapaamista, mainitse se ilmoitusta tehdessäsi, niin sinuun otetaan yhteyttä. Ilmoituskanavapalvelun tarjoaa ulkopuolinen kumppani, ja ilmoitusmenettely on salattu ja suojattu salasanalla.
Kun teet ilmoituksen, muistathan ottaa ylös ilmoitustasi koskevan tunnuksen ja salasanan mahdollista myöhempää yhteydenpitoa varten. Voit seurata ilmoituksen käsittelyä ja vastaanottaa viestejä kirjautumalla tunnuksella ja salasalasanalla sisään palveluun "Tee ilmoitus” -painikkeen kautta.
Tahallinen väärän ilmoituksen tekeminen ei ole sallittua.

Käsittelemme kaikki ilmoitukset luottamuksellisesti ja varmistamme, että kenellekään hyvässä uskossa ilmoituksen jättäneelle ei aiheudu ilmoituksen tekemisestä kielteisiä seuraamuksia. Ilmoituksia käsittelevät Luotean Compliance Officer, lakiosasto tai muut henkilöstö- ja lakiasiainjohtajalle raportoivat henkilöt, joilla on oikeustieteen maisterin koulutus. 
Tutkinnassa saatetaan tapauskohtaisesti tarvita apuna muita asiantuntijoita, joita koskee myös salassapitovelvollisuus. Ilmoituksessa jätettyihin tietoihin sovelletaan kulloinkin voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä. Asianosaisilla on esimerkiksi oikeus tutustua itseään koskeviin tietoihin ja pyytää henkilötietojen tarkastusta.
Ilmoituskanavarekisterin tietosuojaselosteesta löydät lisätietoja henkilötietojen käsittelystä ilmoituskanavassa. Kaikki ilmoituksissa olevat henkilökohtaiset tiedot poistetaan, kun niitä ei enää tarvita ilmoituksesta johtaneisiin toimenpiteisiin. Yleensä poisto tapahtuu kolmen kuukauden kuluttua tutkimuksen päättymisestä.
Ilmoituksia voidaan säilyttää enintään viisi vuotta ilmoituspäivästä, ellei tietojen säilyttäminen ole tarpeellista pidempään esimerkiksi meneillään olevan viranomaistutkinnan vuoksi tai ilmoitukseen liittyvän henkilön oikeuksien turvaamiseksi.

Suhtaudumme kaikkiin ilmoituskanavaan tulleisiin ilmoituksiin vakavasti. Ilmoituksen vastaanottaminen vahvistetaan lähettäjälle seitsemän päivän kuluessa ilmoituksen vastaanottamisesta. Lisäksi ilmoittajalle lähetetään viimeistään kolmen kuukauden kuluttua tieto siitä, mihin toimenpiteisiin ilmoitus johti. Vastauksen pääset lukemaan kirjautumalla uudelleen Whistleblow-kanavalle ja syöttämällä ilmoituksen jättämisen yhteydessä saamasi tunnuksen ja salasanan.