Ohjeet toimittajille ja alihankkijoille

Lakien noudattaminen

• Toimittajan tulee noudattaa lakeja ja viranomaismääräyksiä sekä kansallisia ja kansainvälisiä sopimuksia kuten työehtosopimusten, ympäristö-, työ- ja työturvallisuuslainsäädännön, taloudenpitoon sekä tilaajavastuuseen liittyvien säännösten vaatimuksia.
• Toimittajan tulee noudattaa YK:n ihmisoikeuksien julistuksessa määriteltyjä ihmisoikeuksia ja kansainvälisen työjärjestön (ILO) määrittelemiä työntekijöiden oikeuksia.
• Toimittajalla tulee olla tarkoituksenmukaiset menettelytavat ja prosessit ihmisoikeusloukkauksien tunnistamiseksi, estämiseksi, minimoimiseksi ja korjaamiseksi. Menettelytapojen tulee olla YK:n yrityksiä ja ihmisoikeuksia ohjaavien periaatteiden (UNGP) mukaisia.
• Luotea on sitoutunut YK:n Global Compact -aloitteeseen ja edistää sen mukaisesti ihmisoikeuksia, työelämän oikeuksia, ympäristöä ja korruption vastaista toimintaa. Luotea odottaa myös toimittajan noudattavan näitä periaatteita toiminnassaan.
• Toimittajan henkilöstöllä pitää olla mahdollisuus järjestäytyä ammatillisesti.

Esimerkki 1

Toimit Luotean tavarantoimittajana ja havaitset, että toimittamasi tuote ei vastaa lainsäädännön velvoitteita tai siitä puuttuu CE-merkintä tms. Luotea on ilmaissut, että heillä on kiire saada toimittamasi tuote ja tuotetta on odotettu jo jonkun aikaa. Miten toimit?
Olet heti yhteydessä Luotean yhteyshenkilöön ja kerrot tilanteesta. Luotea ei voi vastaanottaa tuotteita, jotka ovat lainsäädännön vastaisia.

Esimerkki 2

Toimit Luotean alihankkijana ja tunnistat, että Luotean työkohteessa toimitaan ympäristölainsäädännön vastaisesti. Miten toimit?
Otat heti yhteyttä työmaan vastaavaan mestariin ja kerrot tilanteesta. Luotea noudattaa kaikessa toiminnassaan ympäristölainsäädäntöä ja edellyttää myös toimittajien toimivan samoin.

Liiketoiminnan harjoittamisen periaatteet

Palkkaus ja työajat

Toimittajan tulee noudattaa työsuhteissa kaikkia voimassa olevia palkkausta ja työaikoja koskevia lakeja mukaan lukien minimipalkkasääntelyä sekä pakollisia etuja koskevia lakeja (esim. ylityökorvaukset, loma-ajan palkka ym.).

Toimittajan työntekijöillä on oikeus saada työtehtävän mukaista palkkaa minimipalkkasäädökset huomioiden.
Toimittajan työntekijät eivät saa pääsääntöisesti työskennellä yli kuutta päivää peräkkäin ilman vähintään yhtä vapaapäivää.

Toiminnan rehellisyys ja läpinäkyvyys

• Toimittaja noudattaa kaikessa liiketoiminnassaan hyvää liiketoimintatapaa ja voimassa olevaa kilpailulainsäädäntöä.
• Toimittajan tulee toimia kaikkia korruption muotoja vastaan, mukaan lukien kiristys ja lahjonta.
• Toimittajan johto ja avainhenkilöt ovat eturistiriitojen välttämiseksi velvollisia ilmoittamaan Luotealle sukulaisuus- tai muusta läheisestä suhteesta hankintoja tekevän Luotan henkilöstön kanssa.
• Palvelun toimittaja sekä sen toimittajat ja alihankkijat kuuluvat Vastuu Groupin Luotettava Kumppani-ohjelmaan, ja tiedot ovat kunnossa.
• Toimittaja huolehtii luottamuksellisen aineiston suojaamisesta sekä tietosuojasta ja tietoturvasta.

Esimerkki 1

Toimit Luotean palvelutoimittajana. Alihankkijasi ei kuulu Vastuu Groupin Luotettava Toimija –palveluun, vaan haluaa toimittaa vaadittavat asiakirjat erikseen sinulle. Miten toimit?

Luotean toimittajana olet vastuussa siitä, että toimittajasi ja alihankkijasi kuuluvat Luotettava Toimija – palveluun ja että tiedot ovat kunnossa. Ilmoitat alihankkijalle, että Luotettava Toimija –palveluun kuuluminen on pakollista Luotean toimittajille ja alihankkijoille. Et voi jatkaa yhteistyötä alihankkijan kanssa, jos alihankkija ei liity Luotettava Toimija –palveluun ja tiedot siellä eivät ole kunnossa.

Esimerkki 2

Toimit Luotean toimittajana ja sinulla on käytössäsi Luotean hinnat ja hankintamäärät tukkukauppaan. Sinulle ehdotetaan, että luovutat maksua vastaan nämä tiedot kolmannelle osapuolelle. Miten toimit?

Et luovuta tietoja, koska ne ovat salassa pidettävää, luottamuksellista tietoa. Informoit Luotean yhteyshenkilöä asiasta.

Esimerkki 3

Olet toiminut Luotean toimittajana ja sinulla on käytössäsi Luotean sinulle luovuttamia henkilötietoja. Tiedot vuotavat sinusta riippumattomista syistä. Miten toimit?

Informoit 24 tunnin kuluessa Luotean yhteyshenkilöä asiasta vahinkojen minimoimiseksi. Luotea hoitaa asiaa tästä eteenpäin, sinun ei tarvitse tehdä muuta.

Ihmisoikeuksien kunnioittaminen

Toisten kunnioittaminen ja vastuu työnantajana

• Luotea edellyttää, että toimittaja sitoutuu kunnioittamaan kansainvälisesti tunnustettuja ihmisoikeuksia kaikessa toiminnassaan sekä edistämään niiden toteutumista.
• Luotea edellyttää toimittajan kohtelevan kaikkia reilusti ja tasa-arvoisesti.
• Jokaisen ihmisarvoa, yksityisyyttä ja oikeuksia on kunnioitettava eikä toimittajan työympäristössä tule suvaita syrjintää, uhkailua, häirintää tai kiusaamista missään muodossa.
• Työhönottoon, palkkaukseen, uralla etenemiseen ja työsuhteen päättymiseen liittyen ei saa harjoittaa syrjintää.
• Syrjintää ei saa harjoittaa sukupuoleen, ikään, uskontoon, siviilisäädyn, rotuun, yhteiskuntaluokkaan, sosiaaliseen taustaan, sairauksiin, invaliditeettiin, raskauteen, etniseen tai kansalliseen alkuperään, poliittisen kantaan tai seksuaalisen suuntautumiseen liittyen.

Lapsi- ja pakkotyövoima

• Luotea ei hyväksy lapsi- tai pakkotyövoiman (ml. ihmiskauppa) käyttöä missään olosuhteissa tai muodossa eikä tee sopimuksia tällaista työvoimaa käyttävien toimittajien kanssa.
• Toimittajan takaa, että työntekijät suorittavat työn vapaaehtoisesti, ei rangaistuksen tai muun uhan alaisina.
• Toimittaja ei käytä pakkotyövoimaa missään muodossa.
• Toimittaja ei ota haltuunsa työntekijöiden henkilötodistuksia.
• Työntekijät voivat päättää työsuhteen kohtuullisen irtisanomisajan jälkeen.
• Työntekijät ovat vapaita poistumaan työpaikalta työvuoron jälkeen.
• Toimittaja noudattaa kaikkia työntekijöiden vähimmäisikää koskevia määräyksiä.

Esimerkki 1

Havaitset, että alihankkijasi kohdistaa työntekijöihinsä etniseen alkuperään perustuvaa syrjivää ja/tai epäasiallista kohtelua. Miten toimit?
Keskustelet asiasta alihankkijan kanssa ja kerrot, että emme salli syrjintää tai epäasiallista kohtelua missään muodossa. Seuraat, että alihankkija muuttaa toimintatapojaan. Ellei, vaihdat alihankkijaa. Informoit asiasta Luotean yhteyshenkilöä.

Esimerkki 2

Havaitset, että alihankkijasi työntekijöitä velvoitetaan työskentelemään jatkuvasti seitsemän päivää viikossa ilman vapaapäiviä ja työpäivät ovat todella pitkiä. Miten toimit?

Ilmoitat alihankkijalle, että et voi tehdä yhteistyötä sellaisen yrityksen kanssa, joka rikkoo työaikalainsäädäntöä. Jos asia ei korjaannu, lopetat yhteistyön alihankkijan kanssa. Informoit asiasta Luotean yhteyshenkilöä.

Terveyden ja turvallisuuden varmistaminen

Työympäristö
Toimittaja varmistaa henkilöstölleen turvallisen ja terveellisen työpaikan

• noudattamalla toimintaansa koskevaa turvallisuus- ja terveyslainsäädäntöä.
• toimimalla ennaltaehkäisevästi työtapaturmien välttämiseksi.
• huolehtimalla tarvittavien suojaimien saatavuudesta ja turvallisista työtavoista.
• huolehtimalla riskitekijöiden raportoinnista ja seuraamisesta.

Päihteiden käyttö

• Toimittajan henkilöstö ei työskentele tai esiinny työpaikalla alkoholin tai muiden päihteiden alaisena.
• Toimittajalla on oltava tarpeelliset ja tehokkaat menettelytavat ja -ohjeet päihteiden käytön ennaltaehkäisyä varten.

Esimerkki 1

Toimit Luotean alihankkijana eräässä asiakaskohteessa. Olet muutaman kerran ollut lähellä kompastua asiakaskohteen hämärässä porraskäytävässä oleviin pahvilaatikoihin. Miten toimit?

Ilmoitat asiasta Luotean yhteyshenkilöllesi, joka kirjaa huomiosi turvallisuushavainnoksi ja keskustelee asian korjaamisesta asiakkaan kanssa.

Esimerkki 2

Toimit Luotean alihankkijana eräässä työkohteessa. Työkohteessa on ohjeistus suojavarusteista, joita siellä tulisi käyttää. Pidät ohjeistuksia ylimitoitettuina ja turhina. Miten sinun tulisi toimia

Suojavarusteet on valittu työkohteeseen riskien arvioinnin perusteella varmistamaan työntekijöiden turvallinen työskentely. Jokaisella kohteessa työskentelevällä on lain mukainen velvoite käyttää tehtävään tai kohteeseen määrättyjä suojaimia. Käytät siis suojaimia ohjeiden mukaisesti.

Ympäristö- ja ilmastovaikutusten vähentäminen

Luotea edellyttää toimittajien noudattavan ympäristölainsäädäntöä, asetuksia ja lupia kaikessa toiminnassaan.

• Toimittajan tulee toimia aloitteellisesti ympäristövastuun edistämiseksi (esim. asianmukainen jätteiden käsittely, energiatehokkuus ja päästöjen vähentäminen). Luotea kannustaa toimittajiaan seuramaan ympäristövastuun osa-alueiden kehitystä ja vähentämään toiminnasta aiheutuvia kielteisiä ympäristövaikutuksia.
• Luotea on asettanut Science Based Targets -aloitteen validoimat tieteelliset päästövähennystavoitteet ja suosittelee toimittajiaan asettamaan omalle toiminnalleen kasvihuonekaasujen päästövähennystavoitteet.

Esimerkki 1

Toimit Luotean jätteenkäsittelijänä/ vastaanottajana. Ympäristölupanne ei salli Luotean toimittaman jätteen vastaanottoa mutta luulet, että tämän asian kertominen saattaisi vaikuttaa yhteistyöhön. Miten toimit?
Et voi ottaa vastaan jätettä, joka ei sisälly ympäristölupaanne. Ilmoita tämä Luotean yhteyshenkilölle.

Esimerkki 2

Toimit Luotean alihankkijana ja havaitset, että kylmäkoneesta vuotaa kylmäainetta. Miten toimit?
Ole välittömästi yhteydessä Luotean yhteyshenkilöön työkohteessa. Kylmäaineet voivat olla ympäristölle erittäin haitallisia ja edistää ilmastonmuutosta.

Toimittajan arviointi

• Osana Luotean vastuullisuusohjelmaa kaikki toimittajat täyttävät Luotean pyynnöstä itsearviointilomakkeen yhteistyön alkaessa ja säännöllisin väliajoin yhteistyön aikana. Mikäli toimittaja ei täytä itsearviointilomaketta tai itsearvioinnissa tulee ilmi vakavia puutteita, Luotea ei voi aloittaa/jatkaa yhteistyötä toimittajan kanssa, mikäli toimittaja ei kohtuullisessa ajassa korjaa puutteita.
• Luotealla tai sen nimeämillä ulkopuolisilla edustajilla on oikeus tarkastaa, että toimittaja noudattaa tätä ohjetta. Toimittajan on avustettava tämän tarkastuksen suorittamisessa.
• Mikäli toimittaja toimii tämän ohjeen, lakien tai eettisten periaatteiden vastaisesti, Luotealla on oikeus purkaa sopimus ja lopettaa yhteistyö toimittajan kanssa välittömästi. Luotea ei tee yhteistyötä niiden toimittajien kanssa, jotka itse tai joiden alihankkijat eivät pysty noudattamaan tätä toimintaohjetta.

Väärinkäytöksistä ilmoittaminen

Me Luotealla kunnioitamme työyhteisoämme ja kumppaneitamme. Tavoitteenamme on, että toimintamme on mahdollisimman avointa, läpinäkyvää ja reilua. Hyvien liiketoimintakäytäntöjen varmistamiseksi haluamme puuttua aktiivisesti meihin liittyviin väärinkäytöksiin ja rikkomuksiin.